회사에서 수행한 운영 평가를 기반으로 축적된 데이터

규범 문서제어 개체의 계획된 상태를 결정하는 (계획, 표준, 예산 등).

질문 9. 사무 자동화

1. 사무자동화의 특징과 목적.

2. 사무 자동화의 주요 구성 요소.

자동화된 사무실의 정보 기술 – 조직 및 지원 커뮤니케이션 프로세스 조직 내부와 외부 환경 모두컴퓨터 네트워크 및 기타 기반 현대 수단정보의 전송 및 처리.

사무 자동화기존의 인사 커뮤니케이션 시스템을 보완하도록 설계 (그녀의 회의와 함께 전화및 주문). 이 두 시스템을 함께 사용하면 다음을 제공합니다.

관리 업무의 합리적인 자동화 그리고 최고의 보안정보 관리자.자동화된 사무실:

사내 지원인사 커뮤니케이션;

외부 환경과의 새로운 커뮤니케이션 수단을 제공합니다.

특히 사무 자동화 기술 매력적인

그룹 문제 해결.비서 및 사무원의 생산성을 향상시키고 증가하는 업무량에 대처할 수 있게 해주지만 이점은 사무 자동화를 문제 해결 도구로 사용하는 능력에 부차적인 것입니다.

현재 알려진 수십 소프트웨어 제품 컴퓨터 및 비컴퓨터 하드웨어의 경우, 사무자동화 기술 제공:

워드 프로세서;

스프레드시트 프로세서;

이메일;

전자 달력;

오디오 메일;

컴퓨터 및 원격 회의;

비디오 텍스트;

이미지 저장;

관리 활동을 위한 전문 프로그램(문서 관리, 주문 실행 제어 등).비 컴퓨터 도구도 널리 사용됩니다.:

오디오 및 비디오 회의;

팩스 통신;

복사기 및 기타 사무 기기.

데이터베이스는 모든 기술의 필수 구성 요소입니다. 자동화된 사무실에서 그녀는 자신에게 집중합니다. 회사의 생산 시스템에 대한 정보,운영 수준의 데이터 처리 기술도 마찬가지입니다. 데이터베이스의 정보는 회사의 외부 환경에서도 올 수 있습니다.

데이터베이스의 정보는 워드 프로세서, 스프레드시트, 이메일, 컴퓨터 회의 등과 같은 컴퓨터 응용 프로그램(프로그램)의 입력으로 들어갑니다.

워드 프로세서일종의 응용 프로그램입니다 소프트웨어, 텍스트 문서를 만들고 처리하도록 설계되었습니다. 그것은 허용

단어 추가 또는 제거, 문장 및 단락 이동, 형식 설정, 텍스트 요소 및 모드 조작 등. 워드 프로세서로 작성된 편지와 보고서를 정기적으로 수신하여 관리자는 회사의 상황을 지속적으로 평가할 수 있습니다.

이메일(이메일)은 컴퓨터의 네트워크 사용을 기반으로 사용자가 네트워크 파트너에게 메시지를 수신, 저장 및 전송합니다.이메일은 사용하는 소프트웨어에 따라 사용자에게 다른 옵션을 제공할 수 있습니다. 모든 전자 메일 사용자가 사용할 수 있도록 메시지를 보내려면 컴퓨터 게시판에 배치해야 합니다. 기업이 시행하기로 결정할 때 이메일, 두 가지 가능성이 있습니다:

자신의 하드웨어와 소프트웨어를 구입하고 자신만의 소프트웨어를 만드십시오. 지역 네트워크이메일 기능을 구현하는 컴퓨터;

전문통신기관에서 일정기간 제공하는 전자우편 이용을 위한 기성서비스 구매

유료 수수료.

오디오메일. 음성메세지용 메일입니다. 이메일과 비슷하지만메세지 키보드로 타이핑하는 것보다전화를 통해 전송됩니다. 오디오 메일도 네트워크에서 구현됩니다. 음성 메시지 메일은 그룹 문제 해결에 성공적으로 사용할 수 있습니다. 이메일에 비해 오디오 메일의 주요 장점은더 간단하게 - 사용 시 키보드에서 데이터를 입력할 필요가 없습니다.

스프레드시트 프로세서,워드 프로세서와 마찬가지로 모든 직원의 정보 문화와 자동화된 사무 기술의 기본 구성 요소입니다. 작업 기술의 기본 지식이 없으면 완전히 사용하는 것이 불가능합니다. 개인용 컴퓨터그들의 활동에서. 최신 스프레드시트 소프트웨어 환경의 기능

표 형식으로 표시된 데이터에 대해 다양한 작업을 수행할 수 있습니다. 공통 기능에 따라 이러한 작업을 결합하면 다음을 구별할 수 있습니다.

가장 많이 사용되는 기술 작업 그룹:

키보드와 데이터베이스 모두에서 데이터 입력;

데이터 처리(정렬, 합계 자동 생성, 데이터 복사 및 전송, 다양한 계산 작업 그룹, 데이터 집계 등);

인쇄 정보,가져온 파일을 다른 시스템으로, 직접 데이터베이스로;

품질 표 형식의 레이아웃데이터 프레젠테이션;

다양하고 고품질차트 및 그래프 형태의 데이터 표시

엔지니어링, 재무, 통계 계산 수행;

수학적 모델링 및 기타 여러 보조 작업 수행.

모든 최신 스프레드시트 환경에는 네트워크를 통해 데이터를 보낼 수 있는 수단이 있습니다.

전자 캘린더컴퓨터의 네트워크 버전을 사용할 수 있는 또 다른 기회를 제공합니다. 조직의 관리자 및 기타 직원의 작업 일정을 저장하고 조작합니다.전자 달력의 기술 및 소프트웨어는 전자 메일의 기술 및 소프트웨어와 완전히 일치하며 달력 소프트웨어는 종종 전자 메일 소프트웨어의 필수적인 부분입니다.

컴퓨터 회의사용 컴퓨터 네트워크그룹 구성원 간의 정보 교환, 특정 문제 해결.

이 기술에 접근할 수 있는 범위는 제한되어 있습니다. 컴퓨터 회의 참가자 수는 오디오 및 비디오 회의 참가자 수보다 몇 배 더 많을 수 있습니다.

원격 회의세 가지 유형의 회의 포함:

오디오;

동영상;

컴퓨터.

비디오 텍스트는 컴퓨터를 사용하여

모니터 화면에 텍스트 및 그래픽 데이터를 표시합니다. 의사결정자에게는 다음이 있습니다.비디오 텍스트의 형태로 정보를 얻는 세 가지 가능성:

자신의 컴퓨터에서 비디오 텍스트 파일을 만듭니다.

전문 회사가 개발한 비디오 텍스트 파일에 대한 액세스 권한을 얻기 위해 전문 회사와 계약을 체결합니다.

비디오 텍스트 파일에 대한 액세스 권한을 얻기 위해 다른 회사와 계약을 체결합니다.

카탈로그 및 가격 목록의 인기 있는 교환 회사 간 제품의비디오 텍스트 형식.

이미지 저장.어떤 회사에서든 많은 양의 문서를 장기간 보관해야 합니다. 파일 형태의 저장도 심각한 문제를 일으킵니다. 그래서 아이디어가 떠올랐다 문서 자체가 아니라 이미지(이미지)를 저장하고,디지털 형태로 저장됩니다.

이미지 저장(이미징)- 특수 장치를 이용한 유망한 사무 기술 - 광학 패턴 인식기, 이를 통해 문서나 동영상의 이미지를 디지털 형식으로 변환컴퓨터의 외부 메모리에 추가 저장. 광 디스크는 이미지를 저장하는 데 사용됩니다.

이 기술의 생성은 디지털 이미지 기록과 결합된 광 디스크라는 새로운 기술 솔루션의 출현으로 촉진되었습니다.

질문 10. 사무 자동화의 음성 및 화상 회의

1. 오디오 회의.

2. 화상 회의.

3. 팩스 통신.

오디오 회의오디오 통신을 사용커뮤니케이션을 유지하기 위해

~ 사이 지리적으로 멀리 떨어진회사의 직원 및 부서. 가능하게 하는 장치를 갖춘 전화 통신 두 명 이상의 참가자가 대화에 참여하는 경우 –오디오 회의를 구현하는 가장 간단한 기술 수단. 그러한 회의의 창설 컴퓨터가 필요하지 않습니다여기에는 참가자 간의 양방향 오디오 통신 사용이 포함됩니다.

음성 회의를 사용하면 의사 결정이 용이하고 저렴하고 편리합니다. 오디오 회의는 다음 조건이 충족될 때 더 효율적입니다.:

오디오 회의를 조직하는 직원은 먼저 이해 당사자가 회의에 참여할 수 있는지 확인해야 합니다.

토론 중인 문제의 틀 내에서 토론을 계속할 수 있을 만큼 참가자 수가 너무 많아서는 안 됩니다.

회의 프로그램은 예를 들어 팩스를 통해 사전에 참가자들에게 전달되어야 합니다.

연설을 시작하기 전에 각 참가자는 자신을 소개해야 합니다.

회의의 녹음 및 보관을 조직해야 합니다.

회의 녹음은 인쇄하여 모든 참가자에게 보내야 합니다.

자동화된 사무실의 정보 기술- 컴퓨터 네트워크 및 기타 현대적인 정보 전송 및 작업 수단을 기반으로 하는 조직 내 및 외부 환경과의 커뮤니케이션 프로세스 조직 및 지원.

사무 자동화는 기존의 전통적인 인사 커뮤니케이션 시스템(회의, 전화 통화 및 주문 포함)을 대체하는 것이 아니라 보완하기 위해 설계되었습니다. 이 두 시스템을 함께 사용하면 관리 작업을 합리적으로 자동화하고 관리자에게 최상의 정보를 제공할 수 있습니다.

자동화된 사무실:

직원의 회사 간 의사 소통을 유지하고,

외부 환경과의 새로운 커뮤니케이션 수단을 제공합니다.

사무 자동화 기술은 관리자, 전문가, 비서 및 사무원에 의해 사용되며, 그룹 문제 해결에 특히 매력적입니다.비서 및 사무직의 생산성을 향상시키고 증가하는 업무량에 대처할 수 있도록 합니다. 그러나 이러한 이점은 사무 자동화를 문제 해결 도구로 사용하는 능력에 부차적입니다. 향상된 의사 소통의 결과로 관리자가 내리는 결정을 개선하면 회사의 경제 성장을 보장할 수 있습니다.

쌀. 4. 사무 자동화의 주요 구성 요소

현재 사무 자동화 기술을 제공하는 컴퓨터 및 비컴퓨터 하드웨어를 위한 수십 가지 소프트웨어 제품이 있습니다: 워드 프로세서, 스프레드시트 프로세서, 이메일, 전자 캘린더, 오디오 메일, 컴퓨터 및 원격 회의, 비디오 텍스트, 이미지 저장 전문 관리 프로그램: 문서 유지 관리, 주문 실행 모니터링 등

오디오 및 비디오 회의, 팩스, 복사기 및 기타 사무 장비와 같이 컴퓨터 이외의 수단도 널리 사용됩니다.

주요 구성품

데이터 베이스.데이터베이스는 모든 기술의 필수 구성 요소입니다. 자동화된 사무실에서 데이터베이스는 다음에 대한 데이터를 집중시킵니다. 회사의 생산 시스템, 운영 수준의 데이터 처리 기술에서와 같이. 데이터베이스의 정보는 회사의 외부 환경에서도 올 수 있습니다. 전문가는 데이터베이스 환경에서 작업하기 위한 기본 기술 작업에 능숙해야 합니다.

실시예 10데이터베이스는 회사의 영업담당자가 메인 컴퓨터로 전송한 일별 매출에 대한 데이터 또는 원자재의 주간 납품에 관한 정보를 수집합니다.

거래소는 해당 데이터베이스 어레이에서 매일 조정되는 이 회사의 주식을 포함한 유가 증권의 환율 또는 견적에 대한 정보를 이메일로 매일 수신할 수 있습니다.

데이터베이스의 정보는 워드 프로세서, 스프레드시트, 이메일, 컴퓨터 회의 등과 같은 컴퓨터 응용 프로그램(프로그램)의 입력에 입력됩니다. 자동화된 사무실의 모든 컴퓨터 응용 프로그램은 직원들에게 커뮤니케이션을 제공합니다. ~에서친구 및 다른 회사와.

데이터베이스에서 얻은 정보는 전송, 복제 및 저장을 위한 컴퓨터 이외의 기술적 수단으로도 사용될 수 있습니다.

워드 프로세서.문서가 준비되면 직원이 외부 메모리에 다시 작성한 다음 인쇄하고 필요한 경우 컴퓨터 네트워크를 통해 전송합니다. 따라서 관리자는 효과적인 서면 의사 소통 형식을 마음대로 사용할 수 있습니다. 워드 프로세서로 작성된 편지와 보고서를 정기적으로 수신하여 관리자는 회사의 상황을 지속적으로 평가할 수 있습니다.

이메일 메일.컴퓨터의 네트워크 사용을 기반으로 하는 전자 메일(E-mail)을 통해 사용자는 네트워크 파트너에게 메시지를 수신, 저장 및 보낼 수 있습니다. 여기서는 단방향 통신만 발생합니다. 많은 연구자들에 따르면 이 제한은 그다지 중요하지 않습니다. 100개의 비즈니스 전화 대화 중 50개의 경우가 정보 획득을 목표로 하기 때문입니다. 양방향 통신을 보장하려면 이메일을 통해 메시지를 반복적으로 보내고 받거나 다른 통신 방법을 사용해야 합니다.

이메일은 사용하는 소프트웨어에 따라 사용자에게 다른 옵션을 제공할 수 있습니다. 모든 이메일 사용자가 사용할 수 있도록 메시지를 보내려면 컴퓨터에 저장해야 합니다. 게시판,원하는 경우 이것이 사적인 서신임을 나타낼 수 있습니다. 또한 수취인의 수령 알림과 함께 발송물을 보낼 수도 있습니다.

회사에서 이메일을 구현하기로 결정하면 두 가지 옵션이 있습니다.

자신의 하드웨어와 소프트웨어를 구입하고 전자 메일 기능을 구현하는 컴퓨터의 로컬 네트워크를 만드십시오.

정기적으로 유료로 전문 통신 기관에서 제공하는 전자 메일을 사용하여 서비스를 구매합니다.

오디오메일.이것은 메시지를 위한 편지함입니다. 목소리.컴퓨터 키보드로 메시지를 입력하는 대신 전화를 통해 보내는 것을 제외하고는 전자 메일과 유사합니다. 전화로 보낸 메시지를 받을 수도 있습니다. 이 시스템에는 오디오 신호를 디지털 코드로 또는 그 반대로 변환하는 특수 장치와 오디오 메시지를 디지털 형식으로 저장하는 컴퓨터가 포함됩니다. 오디오 메일도 네트워크에서 구현됩니다.

음성 메시지 메일은 그룹 문제 해결에 성공적으로 사용할 수 있습니다. 이를 위해 메시지 발신자는 메시지를 받을 사람의 목록을 추가로 표시해야 합니다. 시스템은 주기적으로 지정된 모든 직원에게 전화를 걸어 메시지를 보냅니다.

이메일에 비해 오디오 메일의 주요 장점은 더 간단하다는 것입니다. 사용할 때 키보드에서 데이터를 입력할 필요가 없습니다.

테이블 프로세서.워드 프로세서와 마찬가지로 모든 직원의 정보 문화 및 자동화된 사무 기술의 기본 구성 요소입니다. 작업 기술의 기본 지식이 없으면 개인용 컴퓨터를 활동에 완전히 사용할 수 없습니다. 최신 스프레드시트 소프트웨어 환경의 기능을 사용하면 표 형식으로 표시된 데이터에 대해 다양한 작업을 수행할 수 있습니다. 공통 기능에 따라 이러한 작업을 결합하면 가장 많이 사용되는 기술 작업 그룹을 구별할 수 있습니다.

■ 키보드와 데이터베이스 모두에서 데이터 입력.

■ 데이터 처리(정렬, 합계 자동 생성, 데이터 복사 및 전송, 다양한 계산 작업 그룹, 데이터 집계 등);

■ 다른 시스템으로 가져온 파일의 형태로 인쇄된 형식으로 정보를 직접 데이터베이스로 출력합니다.

■ 표 형식 데이터 프레젠테이션 형식의 고품질 디자인;

■ 도표 및 그래프 형태의 데이터를 다면적이고 고품질로 표시합니다.

■ 엔지니어링, 재무, 통계 계산 수행;

■ 수학적 모델링 및 기타 여러 보조 작업 수행.

모든 최신 스프레드시트 환경에는 네트워크를 통해 데이터를 보낼 수 있는 수단이 있습니다.

전자 달력.네트워크 버전의 컴퓨터를 사용하여 조직의 관리자 및 기타 직원의 작업 일정을 저장하고 조작할 수 있는 또 다른 기회를 제공합니다. 관리자(또는 그의 비서)는 회의 또는 기타 이벤트의 날짜와 시간을 설정하고 결과 일정을 보고 키보드를 사용하여 변경합니다. 전자 달력의 하드웨어 및 소프트웨어는 전자 메일의 유사한 구성 요소와 완전히 일치합니다. 게다가 캘린더 소프트웨어는 종종 이메일 소프트웨어의 필수적인 부분입니다.

시스템은 추가로 다른 관리자의 캘린더에도 액세스할 수 있도록 합니다. 그녀는 자동으로 회의 시간을 자신의 일정에 맞출 수 있습니다.

전자 달력의 사용은 근무일이 장기간에 예정된 상위 관리자에게 특히 효과적입니다.

컴퓨터 회의.컴퓨터회의는 컴퓨터 네트워크를 사용하여 특정 문제를 해결하는 그룹 구성원 간에 정보를 교환합니다. 당연히 이 기술에 접근할 수 있는 사람들의 범위는 제한적입니다. 컴퓨터 회의의 참가자 수는 오디오 및 비디오 회의보다 몇 배 더 많을 수 있습니다.

원격 회의.원격 회의에는 세 가지 유형의 회의가 포함됩니다. 오디오, 비디오 및 컴퓨터.

비디오 텍스트.컴퓨터를 사용하여 모니터 화면에 텍스트 및 그래픽 데이터를 표시하는 것을 기반으로 합니다. 의사 결정자가 비디오 텍스트 형식으로 정보를 얻을 수 있는 세 가지 가능성이 있습니다.

■ 자신의 컴퓨터에서 비디오 텍스트 파일을 만듭니다.

■ 전문 회사가 개발한 비디오 텍스트 파일에 대한 액세스 권한을 얻기 위해 전문 회사와 계약을 체결합니다. 판매를 위해 특별히 설계된 이러한 파일은 해당 서비스를 제공하는 회사의 서버에 저장되거나 자기 또는 광 디스크로 고객에게 전달될 수 있습니다.

■ 다른 회사의 비디오 텍스트 파일에 대한 액세스 권한을 얻기 위해 다른 회사와 계약을 체결합니다.

기업간 제품 카탈로그 및 가격표(가격표)를 동영상 텍스트 형식으로 교환하는 방식이 점차 대중화되고 있습니다. 비디오 텍스트 판매를 전문으로 하는 회사의 경우 서비스가 신문 및 잡지와 같은 인쇄 제품과 경쟁하기 시작했습니다. 예를 들어, 많은 국가에서 현재 교환 정보에 대한 보고는 말할 것도 없고, 비디오 텍스트 형태로 신문이나 잡지를 주문하는 것이 가능합니다.

이미지 저장.어떤 회사에서든 많은 양의 문서를 장기간 보관해야 합니다. 그 수가 너무 많아 파일 형태로 저장하더라도 심각한 문제가 발생할 수 있습니다. 따라서 문서 자체가 아닌 문서의 이미지(이미지)를 저장하고 이를 디지털 형태로 저장하자는 아이디어가 떠올랐다.

이미지 저장(이미징)은 유망한 사무 기술이며 문서나 영화의 이미지를 디지털 형식으로 변환하여 외부 메모리에 추가로 저장할 수 있는 광학 이미지 인식기인 특수 장치의 사용을 기반으로 합니다. 컴퓨터. 디지털 형식으로 저장된 이미지는 언제든지 화면이나 프린터에 실제 형태로 표시될 수 있습니다. 광 디스크는 이미지를 저장하는 데 사용됩니다. 따라서 5인치 광디스크에 약 20만 페이지를 기록할 수 있습니다.

이미지를 저장한다는 아이디어는 새로운 것이 아니며 마이크로필름과 마이크로피시를 기반으로 더 일찍 구현되었다는 점을 기억해야 합니다. 이 기술의 생성은 디지털 이미지 기록과 결합된 광 디스크라는 새로운 기술 솔루션의 출현으로 촉진되었습니다.

오디오 회의. 그들은 오디오를 사용합니다 지리적으로 멀리 떨어진 직원 또는 회사 부서 간의 통신 유지.가장 단순한 기술적 수단오디오 회의의 구현은 전화 통신, 장착 추가 장치, 두 명 이상의 참가자가 대화에 참여할 수 있습니다. 오디오 회의를 만들려면 컴퓨터가 필요하지 않지만 참가자 간의 양방향 오디오 통신만 사용하면 됩니다.

오디오 회의를 사용하면 의사 결정이 더 쉽고 저렴하고 편리해집니다. 다음 조건이 충족되면 오디오 회의의 효율성이 향상됩니다.

■ 오디오 회의를 조직하는 직원은 먼저 모든 이해 당사자가 회의에 참여할 수 있는지 확인해야 합니다.

■ 회의 참가자의 수는 논의 중인 문제의 틀 내에서 토론을 유지하기에 너무 많지 않아야 합니다(보통 6명 이하).

■ 회의 프로그램은 예를 들어 팩스를 통해 사전에 참가자들에게 전달되어야 합니다.

■ 말하기 전에 각 참가자는 자신을 소개해야 합니다.

■ 회의 녹음 및 보관을 조직해야 합니다.

■ 회의 녹음은 인쇄하여 모든 참가자에게 보내야 합니다.

화상 회의. 오디오 회의와 동일한 목적으로 설계되었지만 비디오 장비를 사용합니다. 그들의 구현에는 컴퓨터가 필요하지 않습니다. 화상 회의 중에 서로 상당한 거리에 있는 참가자는 TV 화면에서 자신과 다른 참가자를 볼 수 있습니다. 텔레비전 이미지와 동시에 소리가 전송됩니다.

화상 회의는 출장 및 출장 비용을 줄이는 데 도움이 될 수 있지만 대부분의 기업에서는 그 이상의 목적으로 화상 회의를 사용합니다. 이러한 회사는 문제를 해결하는 데 본사에서 지리적으로 멀리 떨어진 최대 수의 관리자 및 기타 직원을 참여시킬 수 있는 기회로 간주합니다.

화상 회의 구축에 가장 널리 사용되는 세 가지 구성은 다음과 같습니다.

■ 단방향 비디오 및 오디오 통신.여기에서 비디오 및 오디오 신호는 예를 들어 프로젝트 관리자에서 공연자에게와 같이 한 방향으로만 전달됩니다.

■ 단방향 비디오 및 양방향 오디오.양방향 오디오를 사용하면 비디오를 수신하는 회의 참가자가 비디오를 전송하는 참가자와 오디오 정보를 교환할 수 있습니다.

■ 양방향 비디오 및 오디오 통신.가장 비싼 이 구성은 일반적으로 동일한 상태의 모든 회의 참가자 간에 양방향 비디오 및 오디오 통신을 사용합니다.

팩스 통신.이 통신은 통신 채널의 한쪽 끝에서 문서를 읽고 다른 쪽 끝에서 문서의 이미지를 표시할 수 있는 팩스기의 사용을 기반으로 합니다.

팩스는 지리적 위치에 관계없이 문제 해결 그룹의 구성원에게 문서를 빠르고 쉽게 배포하여 의사 결정에 기여합니다.

사무자동화는 IT분야에서 사무활동까지 신기술을 도입하여 회사의 효율성을 높이는 방법입니다. 가능성에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

완성 정보 제품기존 사무실 구조를 교체하는 것이 아니라 기존 회사 체제를 보완할 뿐입니다.

• 직원의 회사 내 상호 작용에서;
• 외부 세계 및 지방 자치 단체와의 다양한 의사 소통 방법에 대해.

컴퓨터 네트워크, 소프트웨어 및 기타 전송 수단, 통계 및 정보 처리는 커뮤니케이션 사무실 프로세스를 구성하고 유지하는 데 도움이 됩니다.

사무실의 주요 업무

회사의 사무실은 규모에 관계없이 기업 내 부서 간의 연결 고리입니다. 간단히 말해서 본사 기능은 다음과 같습니다.

• 전문 사무 및 문서 관리 (IT 기술 및 소프트웨어 구성 요소를 사용하는 경우 자동화 된 사무 시스템 OAS에 대해 이야기하고 있음);
• 회사의 중간 목표(일일 포함) 및 일반 목표 달성에 대한 통제
• 분기별, 연간 보고서 및 기타 보고서 작성 및 실행(예: 세무서용)
• 필요한 정보와 효과적인 도구를 검색합니다.
• 백 오피스 제어;
• 정보 업데이트, 오래된 식별 데이터를 새로운 것으로 교체,
• 재정 및 생산 계획;
• 활동의 질서 (SAO - 자동 최적화, 구조화 및 조정 시스템);
• 원격으로 생산 시설에 대한 전문 기술 지원;
• 부서 (창고, 상점 등)의 공동 및 동기 기능의 자동 구성.

통합 사무 자동화의 일반 시스템의 구성 요소

유나이티드 정보 공간, 회사 자동화 개발의 결과로 얻은 기본은 다음과 같습니다.

• 각 특정 프로세스에 대해 실시간으로 얻은 운영 세부 정보;
• 축적된 분석 정보조직의 활동에 대해
• 인사 파일;
• 생산의 발전;
• 파트너 및 고객에 대한 데이터.

기업의 효율성을 높이고 각 직원의 작업장(AWP)을 자동화하도록 설계되었습니다.

데이터베이스의 분류 및 기능

데이터베이스는 사무실 자동 식별 시스템(AIS)의 핵심입니다. 기업의 구조와 방향에 관계없이 다음과 같은 특징적인 기능을 수행합니다.

• 품질 평가에 관한 실험실 및 독립 분석가의 기사를 포함한 다양한 출처에서 정보 수집
• 알려진 정보를 정렬된 모델로 통합
• 데이터를 구조화, 보호 및 저장합니다.

오늘날의 사무실은 많은 양의 정보를 구조화해야 하므로 종이 매체를 사용하는 작업이 최소한으로 줄어들고 통합 AIT(자동 정보 기술)가 제공됩니다.

컴퓨터 시설

현대 사무 자동화 기술은 컴퓨터 네트워크와 IT 기술을 회사의 일상 업무에 도입하는 것을 기반으로 합니다. 직장인들의 고민을 대부분 해결해 드립니다.

중소기업을 위한 컴퓨터 사무실 시설 유형:

• 스프레드시트 및 워드 프로세서;
• 이메일(내부 및 외부 메일 서비스에 있음)
• 오디오 메일 및 비디오 텍스트;
• 많은 양의 정보 저장;
• 경영활동 프로그램 등

컴퓨터 이외의 사무실 시설

사무 자동화를 위한 현대 정보 기술에는 다양한 비 컴퓨터 장비의 사용이 포함됩니다.

주목:이러한 계획의 가장 간단한 수단은 여러 가입자가 한 번에 대화에 동시에 참여할 수 있는 잘 알려진 전화입니다.

전화 회의의 목적은 지리적으로 멀리 떨어져 있는 한 기업의 직원들과 통신을 유지하는 것입니다. 오디오 및 비디오 형식으로 제공됩니다. 또한 사무실 워크 플로에서 중요한 역할은 사무 장비 및 다양한 수리 요소(예: 추가 방음)에 의해 수행됩니다.

소프트웨어 기능

일상 업무를 생산적이고 효율적으로 수행하기 위해 사무실에는 유료 프로그램. "해적판" 버전(무료)을 다운로드하는 경우 전체 서버의 활동이 중단될 수 있습니다. 통합 사무 자동화는 라이선스가 부여된 IT 제품만 사용하는 것으로 구성됩니다.

주요 비즈니스 프로그램은 다음과 같습니다.

• 운영 체제:
  • Microsoft Windows(예산 옵션);
  • 사과;
  • 리눅스;
• 사무용 소프트웨어 구성 요소:
  • Microsoft Office(Mac용 포함)
  • Unix용 Siag Office
  • 아이워크 등;
• 애플리케이션 소프트웨어(기업 활동에 따라 다름):
  • 어도비 아크로뱃;
  • 포토샵;
  • LeaderTask(사업 계획 수립용);
  • AutoCAD;
  • 코렐 드로우;
  • TestXML(건축업자 및 지적 엔지니어에게 유용);
  • 파인리더;
  • Brotherhood of Steel 압축 파일(bos와 같은 파일 열기용)
  • 전문가 이지;
  • Eng-Lang-Trainer(및 기타 영어 학습 프로그램);
  • ETRAN 시스템의 물류 프로그램(철도를 통한 상품 운송을 위한 애플리케이션 처리 관련),
  • Columbis(여행업용);
  • 벤츄라 퍼블리셔;
  • 사전 등;
• 바이러스 백신:
  • 카스퍼스키;
  • 웹 루트;
  • 노턴;
  • 아바스트;
  • 맥아피;
  • 팬더 등

업무의 수가 적기 때문에 모든 사무실에 전문 프로그램이 필요한 것은 아니지만 표준 사무 활동(최소한 초등 회계의 경우)을 수행하려면 운영 체제가 필요합니다. 윈도우 시스템표준 패키지 포함 사무 프로그램(엑셀, 워드).

사무 자동화를 위한 정보 클라우드 기술. 본질, 방법 및 도구

원격으로 작업할 수 있는 능력은 창의적이고 기술적인 직업에만 있는 것이 아닙니다. 오늘날 영업 관리자와 PR 전문가를 비롯한 많은 직원이 원격으로 작업할 수 있습니다.

중요한:보편적인 전산화의 발달로 직장에서 직원의 지속적인 존재에 대한 필요성이 사라지고 따라서 모든 많은 분량기업은 클라우드 기술 시스템을 활동에 통합합니다.

ACS(자동 제어 시스템)의 성공적인 원격 작동을 위한 유용한 도구 세트

클라우드 기술을 사용하면 완전 자동화 및 명확한 구조의 경우에만 사무실의 재무 구성 요소를 최적화할 수 있습니다. 원격 작업에는 다음에 대한 액세스가 포함됩니다.

• 가정용 컴퓨터에서 회사 메일;
• 사무실 CRM 네트워크(클라이언트와 생산적인 협력 제공);
• 내부 ERP 컴플렉스(주요 목적은 동료들과의 관계를 구축하는 것입니다).

자동화된 가상 사무실은 다른 국가의 전문가를 프로젝트로 끌어들이고 적절한 장소로 이동하는 비용을 최적화하는 데 도움이 되기 때문에 전 세계적으로 인기가 있습니다. 최신 자동화된 정보 기술 및 관리 프로그램을 통해 작업 공간을 원격으로 장비할 수 있습니다.

• IP 텔레포니를 기반으로 하는 가상 PBX는 물리적 위치에 관계없이 동료 및 클라이언트와 통신하는 데 도움이 됩니다. 전화 대화분석 통계는 직원의 전화를 무시하고 개인 용도로 작업 번호를 사용하는 기간 동안 수집됩니다.
• Mango Office와 같은 자동화된 클라우드 오피스 기술을 사용하면 원격 전문가에게 즉시 알림을 보내 가입자에게 영향을 미치지 않고 고정 전화에서 컴퓨터 번호로 통화를 전환할 수 있습니다.
• Cisco Remote Expert는 Skype에 대한 전문적인 대안으로 다음을 제공합니다. 고품질이미지 및 사운드 범위;
• WebEx 프로그램을 사용하면 모든 규모의 회의를 개최할 수 있습니다(회의는 최대 500명의 참가자를 포함할 수 있음).
• Zoho Project 및 Wrike는 텍스트 문서 및 그래픽 이미지(그림, 도표, 표, 그래프 등) 다양한 방법으로 실시간으로 중간 결과 수정
• 실시간 게시판 - 원격 회의에 필요한 디지털 화이트보드.
• 직원을 제어하도록 설계된 부하 직원(스파이웨어 요소 포함)을 추적하기 위한 기본 시간 추적 프로그램(OfisMetrika, ManicTime)
• Yaware.Online을 사용하면 직원의 웹캠을 켜서 근무 시간 동안 무엇을 하는지 알 수 있습니다.
• Intel의 vPro 서비스는 연중무휴 24시간 제공 기술적 지원원격 직원의 경우(결국 컴퓨터에 문제가 있으면 상근 시스템 관리자에게 연락할 수 없음)
• 사용자의 생체 데이터를 스캔한 후 컴퓨터를 시작하는 인텔의 새로운 데이터 보호 기술 "I am password"(2018년에는 음성으로 사용자를 식별하는 유사한 정보 솔루션이 훨씬 더 많이 나올 것입니다. 미래의 모방 또는 망막 패턴) ;
• GPS 추적기는 사무실 개발과 직접적인 관련이 없지만 주문을 위해 떠난 직원의 움직임을 지도에서 추적할 수 있습니다.

부서별 가상 사무실 관리의 단점

불행히도 클라우드 기술에는 다음과 같은 여러 가지 단점이 있기 때문에 모든 회사의 활동을 원격 모드로 완전히 전환하는 것은 아직 불가능합니다.

• 재택 근무자 관리 및 감독의 어려움(특히 그 수가 지속적으로 증가하는 경우)
• 직원이 서명한 의무에 관계없이 상업 비밀 누출 가능성(저품질 전자 통신 채널에 기록됨)
• 원격 직원이 새로운 요청이 나타날 때 호출해야 할 때 직장에 없을 수 있기 때문에 효율성이 근본적으로 감소합니다.
• 작업 효율성 감소(자기 조직이 좋지 않아 모든 사람이 팀 외부에서 일할 수 있는 것은 아니며 일부는 의사 소통 요구 사항을 충족해야 함)
• 원격 작업에 대한 현재 법적 제한 사항(특히 외국 전문가와 협력해야 하는 경우).

정보 기술 관리 자동화 모드 원격 액세스관리자가 가상 ​​사무실의 구조가 기존의 사무실과 크게 다르다는 것을 깨닫는다면 성공할 것입니다. 효율적인 관리 활동은 다른 조정과 기능을 전제로 합니다. 이제 최고 관리자는 자신을 기술 작업의 수석 관리자가 아니라 프로젝트의 고객 조정자로 설정해야 합니다.

지난 수십 년 동안 사무 자동화는 글로벌 정보 산업 발전의 주요 동인 중 하나였습니다. 아마도 세계의 각 거물인 하드웨어 및 소프트웨어 개발자가 정보 기술 시장의 이 부분 개발에 기여했을 것입니다.

사무 자동화를 위해 제공되는 솔루션 범위는 다음과 같습니다. 오피스 패키지, 팀워크 및 정보 교환 구성을 위한 도구, 회사 관리 자동화를 위한 솔루션 등. 이러한 솔루션 덕분에 사무실 자체와 직원의 업무 조직이 최근 인식할 수 없을 정도로 바뀌었습니다.

규모에 관계없이 새로운 회사를 만들 때 조직자는 더 이상 사무실이나 부서의 활동을 자동화할 필요성에 대한 질문에 직면하지 않습니다. 시장에 나와 있는 다양한 제품 중에서 이 자동화 수단을 선택하는 문제만 있습니다.

이 기사에서는 모든 규모의 회사 사무실 활동을 자동화하기 위한 도구를 선택하는 옵션 중 하나에 대해 설명합니다. 원칙적으로 회사의 사무실 또는 부서 활동의 자동화는 회사 전체의 자동화와 밀접하게 관련되어 있으므로 제안 된 기사에서도 불가분의 관계로 제시됩니다.

사무 자동화 작업

회사 활동을 자동화할 때 해결되는 작업은 주로 비즈니스, 인프라, 관리 구조 및 기타 여러 요소의 특성에 따라 다릅니다. 그러나 각 개별 기업의 특성에 관계없이 여러 가지가 있습니다. 일반적인 요구 사항사무 자동화 시스템에. 따라서 이러한 요구 사항을 결정하려면 다양한 회사의 사무실 활동을 자동화하는 작업에서 공통적인 것이 무엇인지 이해해야 합니다.

공동 활동 보장

우선, 사무실은 사람들의 집단이기 때문에 기업 내 상호작용을 조직화하는 수단이 가장 중요합니다. 이러한 기금의 구체적인 구성, 그 내용 및 내용은 주로 회사 활동의 세부 사항에 따라 다릅니다. 예를 들어, 무역 조직은 상업 활동(무역)을 자동화하기 위한 시스템이 필요합니다. 다양한 디자인 작업의 구현에 종사하는 회사 - 고급 프로젝트 및 작업 관리 도구. 거의 모든 회사는 사무 자동화 문제에 직면해 있습니다.

따라서 회사(및 사무실) 내에서 기업 내 비즈니스 프로세스를 구성할 때 직원의 다양한 유형의 활동을 자동화할 필요가 있습니다. 이들 중 가장 일반적인 것은 다음과 같습니다.

문서 흐름

원칙적으로 전체 워크플로는 문서 번호 할당(사무실에 문서 등록) 및 실행으로 귀결되며 제어가 수반될 수 있습니다. 워크플로는 사무실에서 관리에 이르기까지 회사의 모든 구조적 부서를 다루며 회사 관리 시스템의 중요한 부분입니다.

문서 등록이 모든 회사에 충분히 균일하다면 문서의 실행 및 통과 제어 프로세스를 공식화하기 어렵고 조직의 관리 구조에 크게 의존합니다. 이를 기반으로 문서 관리 시스템에는 회사의 관리 구조와 채택된 문서 작업 절차에 대한 고급 적응 수단이 포함되어야 합니다.

워크플로 자동화 시스템은 모든 조직에서 문서 작업의 실제 프로세스를 반영하는 문서 배포 및 승인을 지원해야 합니다. 또한 워크플로를 자동화할 때 문서 작업 시 또 다른 일반적인 작업인 문서 통과 제어가 제공되어야 합니다. 또한 이 시스템은 다음을 제공해야 합니다. 다양한 출처의 문서 시스템에 입력: 종이 문서, 전자 메일 메시지, 팩스, 다양한 응용 프로그램 파일.

상업 활동의 자동화(무역)

워크플로와 달리 무역과 관련된 모든 생산 프로세스가 훨씬 쉽게 공식화됩니다. 비즈니스 자동화 패키지를 개발, 판매 및 구현하는 관행에서 알 수 있듯이 각 회사에는 고유한 뉘앙스가 있지만 이것이 이러한 시스템의 광범위한 배포를 방해하지는 않습니다.

일반적으로 비즈니스 자동화 시스템은 다음 기능을 수행해야 합니다.

• 상품 수령 및 판매에 대한 완전한 통제를 보장합니다. 무역에는 상품의 구매 또는 생산, 보관 및 판매가 포함됩니다. 이 전체 프로세스에는 회계에 필요한 송장, 청구서, 송장과 같은 다양한 서류가 수반됩니다. 따라서 거래 시스템은 상품 이동에 대한 모든 작업을 자동화하고 이에 해당하는 회계 문서를 제공해야 합니다.
• 회사의 재무 활동을 가장 완벽하게 자동화하려면 회계 자동화 시스템과의 상호 작용이 필요합니다. 이상적으로는 회계 프로그램이 무역 자동화 시스템의 필수적인 부분이어야 합니다. 사실 기업이 오랫동안 사용해온 다양한 회계 프로그램을 고려할 때 무역 자동화 시스템은 최소한 필요한 정보가 이러한 프로그램 형식으로 저장되도록 해야 합니다.
• 업무자동화시스템에서 정보접근권의 차등화는 비밀유지를 위한 수단일 뿐만 아니라, 직원간 기능을 보다 명확하게 분배하는 역할도 한다.
• 운영의 최대 자동화는 직원의 작업 효율성을 높이고 재정적 손실을 초래할 수 있는 많은 실수를 방지하는 데 기여합니다.
• 제조업체의 정기적인 업데이트 및 시스템 지원은 무역 회사의 지속 가능한 기능을 보장하는 데 필요합니다. 실제로 무역 자동화 시스템은 해당 국가에서 채택한 재무 회계의 모든 요구 사항과 시장의 모든 현실을 충족해야 합니다. 이에 대한 놀라운 예는 인보이스 의무 발행 요건이 도입된 1997년 초의 상황입니다. 그 후 개발자 지원 없이 자체 개발한 많은 무역 자동화 시스템 및 패키지가 쓸모없는 것으로 판명되었습니다. 그러한 시스템의 운명에 영향을 미친 또 다른 사건은 루블의 액면가였습니다.

데이터 보호

존재하는 모든 정보 시스템의 가장 가치 있는 구성 요소는 그 안에 저장된 데이터입니다. 가장 안정적인 솔루션을 사용하더라도 기업에 중요한 정보를 잃을 위험이 항상 있습니다.

기업 데이터 보호는 복잡한 작업, 그 부분은 다음과 같습니다.

• 데이터에 대한 무단 액세스를 방지합니다. 정보에 대한 접근의 차별화는 한편으로는 정보의 비밀성과 고의적 파괴로부터 보호하기 위해 필요하며, 다른 한편으로는 직원 간의 책임을 보다 명확하게 구분하는 역할을 합니다.
• 바이러스 백신 보호. 정보 환경에 침입하는 바이러스의 위험을 과소 평가해서는 안됩니다. 로컬 및 글로벌 네트워크와 인터넷 관련 기술의 급속한 발전으로 네트워크에 침투한 하나의 바이러스는 회사에 치명적인 손실을 초래할 수 있습니다.
• 데이터 백업. 기업의 정보 환경이 아무리 안정적이라고 해도 데이터 손실 가능성은 항상 존재합니다. 이 경우 개발된 시스템이 관련 손실을 줄이는 데 도움이 됩니다. 사본 예약. 구현 사례에서 알 수 있듯이 정보 시스템, IT 관리자가 백업 시스템을 설치하지 않는 경우는 드물지만 동시에 항상 사용하는 것과는 거리가 멉니다. 현대 기술이러한 시스템에 제공됩니다.

해결책

위에서 설명한 요구 사항을 고려하여 회사 및 사무실의 활동을 자동화하기 위한 솔루션 중 하나를 고려하십시오. 제안된 솔루션은 이러한 시스템을 구현한 다년간의 경험을 기반으로 하며 저자에 따르면 가격 및 소비자 특성 측면에서 균형을 이룹니다.

제안된 솔루션의 핵심은 IBM Lotus Domino/Notes 협업 서버입니다. 더 자세히 고려합시다.

Lotus Notes 서버의 기본은 비관계형 구조의 내장형 데이터베이스로, 관계형 데이터베이스 관리 시스템(SQL 서버)과 달리 목적에 맞는 가장 간단하고 효율적인 방식으로 문서 저장 시스템을 구축할 수 있습니다. 그들의 집단적 사용. Lotus Notes 서버 데이터베이스의 비관계형 구조에도 불구하고 ODBC 드라이버를 통해 액세스할 수도 있습니다.

Lotus Notes 시스템의 다른 기능은 다음과 같습니다.

• 특히 Windows 2000, Windows NT, Macintosh, AS/400, Windows 95/98/3.x, OS/2, 다양한 UNIX 복제와 같은 광범위한 서버 및 클라이언트 플랫폼을 지원하는 클라이언트-서버 기술. 아래에서 설명하는 것을 포함하여 Lotus Notes 시스템을 기반으로 개발된 모든 애플리케이션은 수정 없이 지원되는 모든 플랫폼에서 실행됩니다.
• 원격 데이터베이스를 지원하여 이들 간의 동기화를 보장합니다. 이를 통해 각 사무실이 중앙 Lotus 서버와 원격으로 작업하거나 자체적으로 유지하는 글로벌 기업 네트워크를 구성할 수 있습니다. 로컬 서버기업 데이터베이스의 최신 사본;
• 내장형 인터넷 서버 및 이메일 시스템;
• ODBC를 통해 다른 데이터 소스와 인터페이스
• 고급 시각적 응용 프로그램 개발 도구 및 인기 있는 응용 프로그램 개발 시스템과의 인터페이스.

따라서 로터스는 데이터를 저장하는 수단일 뿐만 아니라 인터넷 서버이자 이메일 기능도 제공한다. 통합 팀워크 시스템인 Lotus Notes 서버를 사용하면 다음을 구성할 수 있습니다.

• 회사, 부서, 작업 그룹 내의 공동 문서 처리 시스템;
• 원격 회사 또는 사무실 간의 상호 작용;
• 모든 규모의 기업 내 정보 교환
• 관계형 서버, 인터넷 리소스, 사무실 응용 프로그램과 같은 다양한 소스의 데이터 집합적 처리.

Lotus Notes 시스템은 널리 사용되는 모든 네트워크 프로토콜에 대해 쉽게 구성할 수 있으며 글로벌 네트워크를 통한 원격 액세스 및 상호 작용을 구성하기 위한 고급 도구가 포함되어 있습니다.

Lotus Notes 패키지에는 나중에 설명할 고급 정보 보안 도구가 포함되어 있습니다.

이러한 모든 장점과 기타 여러 장점으로 인해 Lotus Notes 시스템은 가장 널리 사용되는 구성 도구입니다. 기업 시스템 공동 작업. 따라서 1999년 동안 Notes에 대한 거의 2,200만 개의 라이센스가 전 세계적으로 판매되었으며, 이는 1998년의 동일한 지표를 62% 초과한 것입니다. 1999년 말까지 전 세계적으로 약 5,600만 명의 Lotus Notes 사용자가 있었습니다.

실제로 Lotus Notes 시스템을 구입하고 배포하는 것만으로 다음 작업을 해결할 수 있습니다.

• 이메일 구현;
• 인터넷 서버 생성;
• 개인 및 그룹 행사 기획을 지원합니다.

그러나 Lotus 서버의 사용은 이에 국한되지 않습니다. 위에서 언급한 바와 같이, Lotus Notes 서버는 주로 문서에 대한 공동 작업을 구성하기 위한 것으로 데이터베이스 아키텍처와 문서 처리를 위한 애플리케이션 작성을 위한 고급 내장 도구에 의해 결정됩니다. 물론 Lotus 시스템을 소유한 회사는 필요에 따라 응용 프로그램을 독립적으로 개발할 수 있지만 시장에는 이미 기성품이 있습니다. 워크플로를 구성하고 상업 활동(무역)을 자동화하도록 설계된 두 가지가 독자의 관심을 끌기 위해 제공됩니다.

데이터 처리의 정보 기술.

III. 정보 기술의 종류

정보 기술에는 여러 유형이 있습니다.

- 정보 기술 데이터 처리

-

- 사무 자동화

-

- 정보 기술 전문가 시스템

데이터 처리를 위한 정보 기술은 필요한 입력 데이터를 사용할 수 있고 처리를 위한 알고리즘 및 기타 표준 절차가 알려진 잘 구조화된 문제를 해결하도록 설계되었습니다. 이 기술은 일상적이고 지속적으로 반복되는 관리 작업 운영을 자동화하기 위해 저숙련 직원의 운영(임원) 활동(그림 3.3 참조) 수준에서 사용됩니다.

주요 구성 요소:

- 데이터 수집;

- 데이터 처리;

- 데이터 저장고;

- 보고서 작성(서류.)

경영정보기술

경영 정보 기술의 목적은 의사 결정을 처리하는 예외없이 회사의 모든 직원의 정보 요구를 충족시키는 것입니다.

관리 정보 기술은 다양한 유형의 보고서 작성을 목표로 합니다.

정기적 인 보고서는 회사 매출에 대한 월별 분석과 같이 보고서가 생성되는 시기를 결정하는 정해진 일정에 따라 생성됩니다.

특별한 보고서는 관리자의 요청이나 회사에 계획되지 않은 일이 발생했을 때 생성됩니다.

두 가지 유형의 보고서 모두 요약, 비교 및 ​​특별 보고서의 형태를 취할 수 있습니다.

입력 요약 보고서에서 데이터는 별도의 그룹으로 결합되어 개별 필드에 대한 중간 및 최종 합계로 정렬 및 표시됩니다.

비교의 보고서에는 다양한 출처에서 얻거나 다양한 기준에 따라 분류되고 비교 목적으로 사용되는 데이터가 포함됩니다.

비상 보고서에는 예외적인(특별한) 성격의 데이터가 포함되어 있습니다.

자동화된 사무실의 정보 기술은 컴퓨터 네트워크 및 기타 현대적인 정보 전송 및 작업 수단을 기반으로 하는 조직 내 및 외부 환경과의 커뮤니케이션 프로세스를 조직하고 지원하는 것입니다.

자동화된 사무실의 정보 기술에는 다음이 포함됩니다.

1. 데이터 베이스 (별도의 강의에서 다루도록 하겠습니다.)

2. 워드 프로세서 . 이것은 텍스트 문서를 만들고 처리하도록 설계된 일종의 응용 프로그램 소프트웨어입니다.

3. 이메일 . 컴퓨터의 네트워크 사용을 기반으로 하는 전자 메일(E-mail)을 통해 사용자는 네트워크 파트너에게 메시지를 수신, 저장 및 보낼 수 있습니다.

4. 오디오메일. 음성메세지용 메일입니다. 컴퓨터 키보드로 메시지를 입력하는 대신 전화를 통해 보내는 것을 제외하고는 전자 메일과 유사합니다.

5. 스프레드시트 프로세서 . 워드 프로세서와 마찬가지로 모든 직원의 정보 문화 및 자동화된 사무 기술의 기본 구성 요소입니다.

6. 전자 캘린더 . 네트워크 버전의 컴퓨터를 사용하여 조직의 관리자 및 기타 직원의 작업 일정을 저장하고 조작할 수 있는 또 다른 기회를 제공합니다.

7. 컴퓨터 회의 및 원격 회의 . 컴퓨터회의는 컴퓨터 네트워크를 사용하여 특정 문제를 해결하는 그룹 구성원 간에 정보를 교환합니다. 원격 회의에는 오디오, 비디오 및 컴퓨터의 세 가지 유형의 회의가 포함됩니다.

8. 비디오 텍스트. 컴퓨터를 사용하여 모니터 화면에 텍스트 및 그래픽 데이터를 표시하는 것을 기반으로 합니다.

9. 이미지 저장 . 이미지 저장(이미징)은 유망한 사무 기술이며 문서나 영화의 이미지를 디지털 형식으로 변환하여 외부 메모리에 추가로 저장할 수 있는 광학 이미지 인식기인 특수 장치의 사용을 기반으로 합니다. 컴퓨터.

10. 오디오 회의. 그들은 오디오를 사용하여 지리적으로 멀리 떨어져 있는 직원이나 회사 부서 간의 통신을 유지합니다. 오디오 회의를 구현하는 가장 간단한 기술 수단은 전화 통신, 2명 이상의 참가자가 대화에 참여할 수 있는 추가 장치가 장착되어 있습니다.

11. 화상 회의. 오디오 회의와 동일한 목적으로 설계되었지만 비디오 장비를 사용합니다. 그들의 구현에는 컴퓨터가 필요하지 않습니다.

12. 팩스 통신. 이 통신은 통신 채널의 한쪽 끝에서 문서를 읽고 다른 쪽 끝에서 문서의 이미지를 표시할 수 있는 팩스기의 사용을 기반으로 합니다.

의사결정 지원 정보 기술

주요 특징 의사 결정 지원 정보 기술인간-컴퓨터 상호 작용을 조직화하는 질적으로 새로운 방법입니다. 이 기술의 주요 목표인 솔루션 개발은 다음과 같은 반복 프로세스의 결과로 발생합니다.

컴퓨팅 링크 및 제어 객체로서의 의사결정 지원 시스템;

입력 데이터를 설정하고 컴퓨터에서 계산 결과를 평가하는 제어 링크로서의 사람.

의사결정 지원 시스템에는 세 가지 주요 구성 요소가 있습니다.: 데이터베이스, 모델 데이터베이스 및 소프트웨어 하위 시스템으로, 데이터베이스 관리 시스템(DBMS), 모델 데이터베이스 관리 시스템(MSMS) 및 사용자-컴퓨터 인터페이스 관리 시스템으로 구성됩니다.

데이터 베이스

데이터 관리 시스템에는 다음 기능이 있어야 합니다.

다양한 소스에서 얻은 데이터 조합을 통해

집계 및 필터링 절차 사용

하나 또는 다른 데이터 소스의 빠른 추가 또는 제외

사용자 측면에서 논리적 데이터 구조 구축

실험을 위한 비공식 데이터의 사용 및 조작

사용자의 작업 대안 확인

회사 내에서 운영되는 다른 운영 데이터베이스로부터 이 데이터베이스의 완전한 논리적 독립성 보장

모델 베이스. 모델을 만드는 목적은 일부 개체 또는 프로세스를 설명하고 최적화하는 것입니다.

사용 목적, 가능한 적용 범위, 변수 평가 방법 등과 같이 모델의 유형과 분류 방법에는 여러 가지가 있습니다.

사용 목적에 따라 모델로 나뉩니다 최적화,일부 지표의 최소 또는 최대 포인트를 찾는 것과 관련하여, 기술적인,제어(최적화) 목적이 아닌 일부 시스템의 동작을 설명합니다.

평가 방법으로 , 모델은 다음과 같이 분류됩니다. 결정론적,초기 데이터의 특정 값에 대해 하나의 숫자로 변수 평가를 사용하고 확률론적,초기 데이터가 확률적 특성으로 제공되기 때문에 여러 매개변수를 사용하여 변수를 추정합니다.

적용 가능한 분야별 모델로 나뉩니다 전문화 된,하나의 시스템에서만 사용하도록 설계되었으며, 보편적인 -여러 시스템에서 사용할 수 있습니다.

모델 베이스의 구성 요소:

전략적 모델 조직의 목표, 달성에 필요한 자원의 양, 이러한 자원을 획득하고 사용하기 위한 정책을 수립하기 위해 최고 경영진에서 사용됩니다. 이러한 모델은 일반적으로 하나의 특정 회사에서 사용하도록 전문화되고 결정적이며 설명적입니다.

전술 모델 중간 수준 관리자가 사용 가능한 리소스의 사용을 할당하고 제어하는 ​​데 사용합니다. 일반적으로 전술적 모델은 결정적, 최적화 및 보편적으로 구현됩니다.

운영 모델 에 사용 낮은 수준며칠 및 몇 주 단위로 측정된 범위로 운영 의사 결정을 지원하는 관리. 그들은 결정적이며 최적화되고 일반적입니다.

수학적 모델 수학적 방법을 구현하는 일련의 모델 블록, 모듈 및 절차로 구성됩니다. 여기에는 선형 계획법, 시계열 통계 분석, 회귀 분석 등의 절차가 포함될 수 있습니다. - 가장 단순한 절차부터 복잡한 애플리케이션 패키지(APP)까지. 모델 블록, 모듈 및 절차는 개별적으로 또는 조합하여 사용하여 모델을 구축하고 유지 관리할 수 있습니다.

인터페이스 관리 시스템. 인터페이스는 다음을 결정합니다: 사용자의 언어; 디스플레이 화면의 대화를 구성하는 컴퓨터 메시지 언어; 사용자 지식.

전문가 시스템의 정보 기술.

컴퓨터 정보 시스템 중 가장 큰 발전은 개발 분야에서 언급되었습니다. 전문가 시스템인공 지능의 사용을 기반으로 합니다. 전문가 시스템을 통해 관리자 또는 전문가는 이러한 시스템에 의해 축적된 지식에 대한 모든 문제에 대해 전문가의 조언을 받을 수 있습니다.

아래에 인공 지능일반적으로 컴퓨터 시스템이 사람에게서 나왔다면 지능적이라고 할 일을 수행하는 능력을 이해합니다.

전문가 시스템과 의사 결정 지원 시스템에 사용되는 정보 기술의 유사성은 둘 다 다음을 제공한다는 사실에 있습니다. 높은 레벨의사 결정 보조. 그러나 세 가지 중요한 차이점이 있습니다. 첫 번째는 의사결정 지원 시스템의 프레임워크 내에서 문제의 솔루션이 사용자의 이해 수준과 솔루션을 얻고 이해하는 능력을 반영한다는 사실 때문입니다. 반대로 전문가 시스템 기술은 사용자가 자신의 능력을 초과하는 결정을 내리도록 유도합니다. 이러한 기술의 두 번째 차이점은 솔루션을 얻는 과정에서 추론을 설명하는 전문가 시스템의 능력으로 표현됩니다. 종종 이러한 설명은 솔루션 자체보다 사용자에게 더 중요합니다. 세 번째 차이점은 정보 기술의 새로운 구성 요소인 지식의 사용과 관련이 있습니다.

전문가 시스템에 사용되는 정보 기술의 주요 구성 요소는 다음과 같습니다.

사용자 인터페이스;

지식 기반;

통역사;

시스템 생성 모듈.

사용자 인터페이스 . 관리자(전문가)는 인터페이스를 사용하여 정보 및 명령을 전문가 시스템에 입력하고 출력 정보를 수신합니다.

지식 기반. 여기에는 문제 영역을 설명하는 사실과 이러한 사실의 논리적 관계가 포함되어 있습니다. 지식 기반의 중심 위치는 규칙에 속합니다. 규칙이 특정 상황에서 수행되어야 하는 작업을 정의하고 두 부분으로 구성됩니다. 참일 수도 있고 아닐 수도 있는 조건과 조건이 참일 경우 취해야 할 조치입니다.

통역사. 이것은 지식 기반의 지식(사고)을 일정한 순서로 처리하는 전문가 시스템의 일부입니다. 통역사의 기술은 일련의 규칙(규칙별)에 대한 일관된 고려로 축소됩니다. 규칙에 포함된 조건이 충족되면 작업이 수행되고 문제에 대한 솔루션이 사용자에게 제공됩니다.

시스템 생성 모듈. 규칙 집합(계층 구조)을 만드는 역할을 합니다. 시스템을 만들기 위한 모듈의 기초를 형성할 수 있는 두 가지 접근 방식이 있습니다. "알고리즘 프로그래밍 언어의 사용과 전문가 시스템의 셸 사용.

전문가 시스템의 셸 적절한 지식 기반을 만들어 특정 문제를 해결하도록 조정할 수 있는 기성 소프트웨어 환경입니다. 대부분의 경우 셸을 사용하면 프로그래밍보다 빠르고 쉽게 전문가 시스템을 만들 수 있습니다.