Каждая таблица в Access состоит из полей. В свойствах поля описываются характеристики и поведение добавляемых в него данных. Тип данных поля - это самое важное свойство, которое определяет, какие данные могут храниться в поле. В этой статье описаны типы данных и другие свойства поля, доступные в Access, а также приведена дополнительная информация в разделе справочных сведений о типах данных.

В этой статье

Общие сведения

Иногда типы данных могут показаться неочевидными, например в поле с типом данных "Текст" могут храниться данные, состоящие из текста и чисел. Но в поле с типом данных "Число" могут храниться только числовые данные. Поэтому вам нужно знать, какие свойства используются для каждого типа данных.

Тип данных поля определяет много других важных характеристик поля, в частности:

форматы, которые можно использовать в поле;

максимальный размер значения в поле;

способ использования поля в выражениях;

возможность индексирования поля.

В зависимости от способа создания нового поля тип данных поля может быть задан заранее или его можно выбрать. Например, если при создании поля в режиме таблицы вы:

используете существующее поле из другой таблицы, типы данных уже определены в ней или в шаблоне;

вводите данные в пустом столбце (или поле), Access назначает полю тип данных, исходя из вводимых значений, или вы можете назначить тип данных и формат для поля;

на вкладке Изменение полей в группе Поля и столбцы выбираете команду Добавить поля , Access отображает список типов данных для выбора.

Когда какой тип данных использовать?

Тип данных поля можно рассматривать как набор характеристик, которые применяются ко всем значениям в этом поле. Например, значения в текстовом поле могут содержать только буквы, цифры и некоторые знаки пунктуации. Кроме того, текстовое поле может содержать не более 255 символов.

Совет: Иногда все выглядит так, как будто данные в поле имеют один тип, а на самом деле это данные другого типа. Например, поле вроде бы содержит числовые значения, но на самом деле это текстовые значения, представляющие номера комнат. Часто для сравнения или преобразования значений с разными типами данных используются выражения.

В таблицах ниже показаны форматы, доступные для каждого типа данных, и описаны результаты форматирования.

Основные типы

Формат	Отображаемые данные
Текстовый	Короткие буквенно-цифровые значения, например фамилия или почтовый адрес. Помните, что начиная с версии Access 2013, текстовый тип данных переименован в Краткий текст .
Числовой, Большое число	Числовые значения, например расстояния. Помните, что для денежных значений есть отдельный тип данных.
Денежный	Денежные значения.
Логический	Значения "Да" и "Нет", а также поля, содержащие только одно из двух значений.
Дата и время	Значения даты и времени с 100 по 9999 годы.
Форматированный текст	Текст или сочетание текста и чисел, которые отформатированы с помощью элементов управления цветом и шрифтом.
Вычисляемое поле	Результаты вычисления. Вычисление может ссылаться на другие поля в той же таблице. Вычисления создаются с помощью построителя выражений. Вычисляемые поля впервые появились в Access 2010.
Вложение	Вложенные изображения, файлы электронных таблиц, документы, диаграммы и другие файлы поддерживаемых типов в записях базы данных (как и в сообщениях электронной почты).
	Текст или сочетание текста и чисел, сохраненное как текст и используемое в качестве адреса гиперссылки.
Поле МЕМО	Длинные блоки текста. Типичный пример использования поля MEMO - подробное описание продукта. Помните, что начиная с версии Access 2013, тип данных MEMO переименован в "Длинный текст".
Подстановка	Список значений, которые получены из таблицы или запроса, или набор значений, которые вы указали при создании поля. Запускается мастер подстановок, с помощью которого можно создать поле подстановки. В зависимости от выбора, сделанного в мастере, данные в поле подстановки могут иметь текстовый или числовой тип. У полей подстановки есть дополнительный набор свойств, которые находятся на вкладке Подстановка в области Свойства поля .

Примечание: В файлах формата MDB недоступны вложения и вычисляемые данные.

Числовой

Формат	Отображаемые данные
Общие	Числа без дополнительного форматирования (точно в том виде, в котором хранятся).
Денежный	Обычные денежные значения.
Евро	Обычные денежные значения в формате ЕС.
Фиксированный	Числовые данные.
Стандартный	Числовые данные с десятичными знаками.
Процент	Значения в процентах.
Экспоненциальный	Вычисления.

Дата и время

Формат	Отображаемые данные
Краткий формат даты	Дата в кратком формате. Зависит от региональных параметров даты и времени. Например, 14.03.2001 для России.
Средний формат даты
Длинный формат даты	Дата в длинном формате. Зависит от региональных параметров даты и времени. Например, 14 марта 2001 г. для России.
Время (12 часов)	Время только в 12-часовом формате, который будет соответствовать изменениям в региональных параметрах даты и времени.
Средний формат времени	Время в 12-часовом формате, после которого указываются символы AM (до полудня) или PM (после полудня).
Время (24 часа)	Время только в 24-часовом формате, который будет соответствовать изменениям в региональных параметрах даты и времени.

Логический

Объект OLE Объекты OLE, например документы Word.

Свойство "Размер поля"

После создания поля и указания типа данных для него можно настроить дополнительные свойства поля. Набор доступных дополнительных свойств зависит от типа данных поля. Например, вы можете настроить размер текстового поля с помощью свойства Размер поля .

Для числовых и денежных полей свойство Размер поля особенно важно, поскольку определяет диапазон значений поля. Например, одноразрядное числовое поле может содержать только целые числа в диапазоне от 0 до 255.

Свойство Размер поля определяет также, сколько места на диске занимает каждое значение числового поля. В зависимости от размера поля число может занимать 1, 2, 4, 8, 12 или 16 байт.

Примечание: В полях MEMO и текстовых полях возможны значения переменных размеров. Для этих типов данных свойство Размер поля задает максимальный размер доступного пространства для одного значения.

Типы данных в связях и соединениях

Связь между таблицами - это связи между общими полями в двух таблицах. Связь может быть одного из следующих типов: один к одному, один ко многим, многие ко многим.

Соединение - это операция SQL, объединяющая данные из двух источников в одну запись в наборе записей запроса на основе значений указанного общего поля в источниках. Соединение может быть одного из следующих типов: внутреннее соединение, левое внешнее соединение, правое внешнее соединение.

Когда вы создаете связь между таблицами или добавляете соединение в запрос, типы данных в соединяемых полях должны быть одинаковые или совместимые. Например, вы не сможете создать соединение между числовым и текстовым полями, даже если значения в этих полях совпадают.

При использовании связи или соединения поля с типом данных "Счетчик" совместимы с полями числового типа, если для свойства Размер поля последних задано значение Длинное целое .

Для поля, участвующего в связи между таблицами, нельзя изменить тип данных или свойство Размер поля . Чтобы изменить свойство Размер поля , временно удалите связь. Но после изменения типа данных вы не сможете снова создать связь, пока не измените тип данных связанного поля. Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах .

Справочные сведения о типах данных

Тип данных, применяемый к полю, содержит набор свойств, которые вы можете выбрать. Чтобы получить дополнительные сведения, щелкните типы данных ниже.

Вложение

Назначение. Используется в поле, которое позволяет вкладывать файлы и изображения в запись. Например, если у вас есть база данных рабочих контактов, вы можете с помощью поля вложения прикрепить резюме или фотографии контактов. Для файлов некоторых типов Access сжимает добавляемые вложения. Тип данных "Вложение" доступен только в базах данных формата ACCDB.

Типы вложений, сжимаемых в приложении Access

При вложении в базу данных файла любого из указанных ниже типов приложение Access сжимает его.

Точечные рисунки, например BMP-файлы

Метафайлы Windows, включая EMF-файлы

Файлы формата EXIF

• Файлы формата TIFF

В запись можно вкладывать самые разные файлы. Но файлы некоторых типов могут представлять собой угрозу, поэтому блокируются. Как правило, можно вложить любой файл, созданный в одном из приложений Microsoft Office, а также файлы журналов (LOG), текстовые файлы (TEXT, TXT) и сжатые ZIP-файлы. Список поддерживаемых форматов файлов изображений см. в таблице далее в этом разделе.

Список блокируемых типов файлов

Access блокирует вложенные файлы следующих типов:

		Счетчик Назначение. Поле счетчика позволяет указать уникальное значение, то есть оно используется только для одной цели - сделать каждую запись уникальной. Чаще всего это поле используется в качестве первичного ключа, особенно если нет подходящего естественного ключа (ключа на основе поля данных). Значение в поле счетчика занимает от 4 до 16 байт в зависимости от значения свойства Размер поля . Допустим, у вас есть таблица, в которой хранятся данные контактов. В качестве первичного ключа для этой таблицы вы можете использовать имена контактов. Но как обработать два контакта с одинаковыми именами? Имена не подходят в качестве первичных ключей, потому что они часто не уникальны. При использовании поля счетчика каждой записи гарантирован уникальный идентификатор. Примечание: Не используйте поле счетчика для хранения количества записей в таблице. Значения счетчика не используются повторно, поэтому при удалении записей в подсчете образуются пропуски. А точное количество записей легко получить с помощью строки итогов в режиме таблицы. Поддерживаемые свойства полей Свойство Использование Размер поля Определяет объем пространства, выделяемый для каждого значения. Для полей счетчика допустимы только два значения. Значение "Длинное целое" применяется для полей счетчика, которые не используются как идентификаторы репликации. Это значение по умолчанию. Его следует изменить только в случае, если вы создаете поле идентификатора репликации. Примечание: Репликация не поддерживается в базах данных нового формата, такого как ACCDB. Благодаря этому значению поля счетчика совместимы с другими числовыми полями типа "Длинное целое" при использовании в связях и соединениях. Каждое значение поля занимает 4 байта. Значение Код репликации применяется для полей счетчика, которые используются в качестве идентификаторов репликации в реплике базы данных. Используйте это значение, только если работаете в режиме структуры реплицированной базы данных или реализуете ее. Каждое значение поля занимает 16 байт. Новые значения Определяет, следует ли увеличивать поле счетчика с каждым новым значением или нужно использовать случайные числа. Выберите один из указанных ниже вариантов. Последовательные. Значения начинаются с 1 и увеличиваются на 1 для каждой новой записи. Случайные. Со случайного значения начинается и случайное значение назначается для каждой новой записи. Значения имеют размер "Длинное целое" и попадают в диапазон от –2 147 483 648 до 2 147 483 647. Формат При использовании поля счетчика в качестве первичного ключа или идентификатора репликации это свойство задавать не следует. В противном случае выберите подходящий числовой формат. Подпись Индексированное Да (допускаются совпадения). Нет. Примечание: При отсутствии уникального индекса можно вводить повторяющиеся значения, из-за чего могут нарушиться связи, частью которых является ключ. С помощью свойства Индексированное Смарт-теги Выравнивание текста Вычисляемый Назначение. Используется для хранения результатов вычисления. Вычисление может ссылаться на другие поля в той же таблице. Вычисления создаются с помощью построителя выражений. Вычисляемые типы данных впервые появились в Access 2010. Вычисляемый тип данных доступен только в базах данных формата ACCDB. Поддерживаемые свойства полей Свойство Использование Выражение Результат этого вычисления будет храниться в вычисляемом столбце. Если этот столбец был сохранен, то в этом выражении можно использовать только сохраненные столбцы. Тип результата Тип данных, который используется для отображения результата вычисления. Формат Чаще всего значение Формат задается в соответствии с типом результата. Число десятичных знаков Подпись Текст подписи, который по умолчанию отображается для этого поля в формах, отчетах и запросах. Если это свойство не указано, используется имя поля. Допустима любая текстовая строка. Наиболее эффективны короткие подписи. Выравнивание текста Определяет используемое по умолчанию выравнивание текста в элементе управления. Денежный Назначение. Используется для хранения денежных данных. Данные в денежном поле не округляются во время вычислений. Значение в денежном поле содержит до 15 цифр слева от десятичной запятой и 4 цифры справа. Каждое значение денежного поля занимает 8 байт. Поддерживаемые свойства полей Свойство Использование Формат Определяет, как выглядит поле в таблицах, формах и связанных с ним отчетах при отображении на экране или при печати. Можно использовать любой допустимый числовой формат. Чаще всего для свойства Формат задается значение Денежный . Число десятичных знаков Определяет количество отображаемых знаков в дробной части чисел. Маска ввода Подпись Текст подписи, который по умолчанию отображается для этого поля в формах, отчетах и запросах. Если это свойство не указано, используется имя поля. Допустима любая текстовая строка. Наиболее эффективны короткие подписи. Значение по умолчанию Условие на значение Сообщение об ошибке Обязательное Индексированное Указывает, является ли поле индексом. Возможны три значения. Да (совпадения не допускаются). Создается уникальный индекс для поля. Да (допускаются совпадения). Создается неуникальный индекс для поля. Нет. Удаляются все индексы из поля. Примечание: Не изменяйте это свойство для поля, которое используется в качестве первичного ключа. С помощью свойства Индексированное можно создать индекс в одном поле, но это возможно не для всех типов индексов. Например, с помощью этого свойства нельзя создать индекс для нескольких полей. Смарт-теги Добавляет к полю смарт-тег. Смарт-теги считаются устаревшими, начиная с Access 2013. Выравнивание текста Определяет используемое по умолчанию выравнивание текста в элементе управления. Дата и время Назначение. Используется для хранения значений даты и времени. Поддерживаемые свойства полей Свойство Использование Подпись Текст подписи, который по умолчанию отображается для этого поля в формах, отчетах и запросах. Если это свойство не указано, используется имя поля. Допустима любая текстовая строка. Наиболее эффективны короткие подписи. Значение по умолчанию Автоматически присваивает этому полю указанное значение при добавлении новой записи. Формат Определяет, как выглядит поле в таблицах, формах и связанных с ним отчетах при отображении на экране или при печати. Можно использовать встроенный формат или создать свой собственный. Список встроенных форматов Полный формат даты. По умолчанию, если значением является только дата, то время не отображается, а если значением является только время, то не отображается дата. Это значение представляет собой сочетание краткого формата даты и длинного формата времени. Примеры 03.04.2007 17:34:00 Длинный формат даты. Соответствует длинному формату даты, определенному в региональных параметрах Windows. Пример: суббота, 3 апреля 2007 г. Краткий формат даты. Соответствует краткому формату даты, определенному в региональных параметрах Windows. Пример: 03.04.2007. Предупреждение: Если в региональных параметрах задан краткий формат даты "дд.мм.гг", предполагается, что даты с 01.01.00 по 31.12.29 относятся к двадцать первому веку (то есть это годы с 2000 по 2029), а даты с 01.01.30 по 31.12.99 - к двадцатому веку (то есть это годы с 1930 по 1999). Длинный формат времени. Соответствует параметру на вкладке Время в региональных параметрах Windows. Пример: 17:34:23. Средний формат времени. Время в виде часов и минут с разделителем компонентов времени, за которыми следует указатель AM или PM. Пример: 5:34 PM. Краткий формат времени. Время в виде часов и минут с разделителем компонентов времени в 24-часовом формате. Пример: 17:34. Список элементов, которые можно использовать в пользовательских форматах Для создания пользовательского формата укажите любое сочетание приведенных ниже элементов. Например, чтобы отобразить неделю года и день недели, введите нн /н . Важно: Пользовательские форматы, несовместимые с настройками даты и времени, заданными в региональных параметрах Windows, пропускаются. Дополнительные сведения о региональных параметрах Windows см. в справке Windows. Элементы-разделители Примечание: Разделители определены в региональных параметрах Windows. : Разделитель компонентов времени. Например, чч:мм . Разделитесь компонентов даты. Например, мм. гггг Любая короткая строка символов, заключенная в кавычки ("" ) Пользовательский разделитель. Кавычки не отображаются. Например, при вводе "," отображается запятая. Элементы формата даты д Число месяца, состоящее из одной или двух цифр (от 1 до 31). дд Число месяца, состоящее из двух цифр (от 01 до 31). ддд Сокращенное название дня недели (пн – вс). дддд Полное название дня недели (понедельник – воскресенье). н Номер дня в неделе (от 1 до 7). нн Номер недели в году (от 1 до 53). М Номер месяца, состоящий из одной или двух цифр (от 1 до 12). ММ Номер месяца, состоящий из двух цифр (от 01 до 12). МММ Первые три буквы названия месяца (янв – дек). ММММ Полное название месяца (январь – декабрь). к Номер квартала в году (от 1 до 4). г Номер дня в году (от 1 до 366). гг Последние две цифры номера года (от 01 до 99). гггг Номер года полностью (от 0100 до 9999). Элементы формата времени ч Значение часов, состоящее из одной или двух цифр (от 0 до 23). чч Значение часов, состоящее из двух цифр (от 00 до 23). м Значение минут, состоящее из одной или двух цифр (от 0 до 59). мм Значение минут, состоящее из двух цифр (от 00 до 59). с Значение секунд, состоящее из одной или двух цифр (от 0 до 59). сс Значение секунд, состоящее из двух цифр (от 00 до 59). Элементы формата часов AM/PM 12-часовой формат времени с добавлением прописных букв "AM" или "PM" (например, 9:34 PM ). am/pm 12-часовой формат времени с добавлением строчных букв "am" или "pm" (например, 9:34 pm ). A/P 12-часовой формат времени с добавлением прописных букв "A" или "P" (например, 9:34 P ). a/p 12-часовой формат времени с добавлением строчных букв "a" или "p" (например, 9:34 p ). AMPM 12-часовой формат времени с использованием соответствующего указателя "до полудня/после полудня", определенного в региональных параметрах Windows. Встроенные форматы c То же, что и встроенный полный формат даты. ddddd То же, что и встроенный краткий формат даты. dddddd То же, что и встроенный длинный формат даты. ttttt То же, что и встроенный длинный формат времени. Режим IME Режим предложений IME Индексированное Указывает, является ли поле индексом. Возможны три значения. Да (совпадения не допускаются). Создается уникальный индекс для поля. Да (допускаются совпадения). Создается неуникальный индекс для поля. Нет. Удаляются все индексы из поля. Примечание: Не изменяйте это свойство для поля, которое используется в качестве первичного ключа. С помощью свойства Индексированное можно создать индекс в одном поле, но это возможно не для всех типов индексов. Например, с помощью этого свойства нельзя создать индекс для нескольких полей. Маска ввода Позволяет отображать специальные знаки для управления вводом данных. Например, маска ввода может отображать знак доллара ($) в начале поля. Обязательное Требует обязательного ввода данных в поле. Отображать элемент выбора даты Указывает, следует ли отображать элемент Выбор даты . Примечание: Если вы используете маску ввода для поля даты и времени, элемент Выбор даты недоступен независимо от значения этого свойства. Смарт-теги Добавляет к полю смарт-тег. Смарт-теги считаются устаревшими, начиная с Access 2013. Выравнивание текста Определяет используемое по умолчанию выравнивание текста в элементе управления. Условие на значение Позволяет ввести выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении значения этого поля. Используется в сочетании со свойством "Сообщение об ошибке". Сообщение об ошибке Позволяет ввести сообщение, отображаемое в том случае, если вводимое значение не соответствует выражению в свойстве "Условие на значение". Гиперссылка Назначение. Используется для хранения гиперссылок, таких как адрес электронной почты или URL-адрес веб-сайта. Поддерживаемые свойства полей Свойство Использование Пустые строки Только добавление Да. Изменения отслеживаются. Чтобы просмотреть журнал значений поля, щелкните поле правой кнопкой мыши и выберите элемент "Отображение журнала столбца". Нет. Изменения не отслеживаются. Предупреждение: Предупреждение. Если задать для этого свойства значение Нет Подпись Текст подписи, который по умолчанию отображается для этого поля в формах, отчетах и запросах. Если это свойство не указано, используется имя поля. Допустима любая текстовая строка. Наиболее эффективны короткие подписи. Значение по умолчанию Автоматически присваивает этому полю указанное значение при добавлении новой записи. Формат Определяет, как выглядит поле в таблицах, формах и связанных с ним отчетах при отображении на экране или при печати. Для поля гиперссылки можно определить пользовательский формат. Режим IME Управляет преобразованием знаков в восточноазиатских версиях Windows. Режим предложений IME Управляет преобразованием предложений в восточноазиатских версиях Windows. Индексированное Указывает, является ли поле индексом. Возможны три значения. Да (совпадения не допускаются). Создается уникальный индекс для поля. Да (допускаются совпадения). Создается неуникальный индекс для поля. Нет. Удаляются все индексы из поля. Примечание: Не изменяйте это свойство для поля, которое используется в качестве первичного ключа. С помощью свойства Индексированное можно создать индекс в одном поле, но это возможно не для всех типов индексов. Например, с помощью этого свойства нельзя создать индекс для нескольких полей. Обязательное Требует обязательного ввода данных в поле. Смарт-теги Добавляет к полю смарт-тег. Смарт-теги считаются устаревшими, начиная с Access 2013. Выравнивание текста Определяет используемое по умолчанию выравнивание текста в элементе управления. Сжатие Юникод Условие на значение Позволяет ввести выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении значения этого поля. Используется в сочетании со свойством "Сообщение об ошибке". Сообщение об ошибке Позволяет ввести сообщение, отображаемое в том случае, если вводимое значение не соответствует выражению в свойстве "Условие на значение". МЕМО Назначение. Используется для хранения блока форматированного текста длиной более 255 знаков. Помните, что начиная с версии Access 2013, тип данных MEMO переименован в Длинный текст . Поддерживаемые свойства полей Свойство Использование Пустые строки Если задано значение "Да", разрешает ввод пустой строки ("") в текстовом поле, поле гиперссылки или поле МЕМО. Только добавление Указывает, следует ли отслеживать изменения значения поля. Возможны два значения: Да. Изменения отслеживаются. Чтобы просмотреть журнал значений поля, щелкните поле правой кнопкой мыши и выберите элемент Отображение журнала столбца . Нет. Изменения не отслеживаются. Предупреждение: Если задать для этого свойства значение Нет , существующий журнал поля удаляется. Подпись Текст подписи, который по умолчанию отображается для этого поля в формах, отчетах и запросах. Если это свойство не указано, используется имя поля. Допустима любая текстовая строка. Совет: Наиболее эффективны короткие подписи. Значение по умолчанию Автоматически присваивает этому полю указанное значение при добавлении новой записи. Формат Определяет, как выглядит поле в таблицах, формах и связанных с ним отчетах при отображении на экране или при печати. Для поля МЕМО можно определить пользовательский формат. Режим IME Управляет преобразованием знаков в восточноазиатских версиях Windows. Режим предложений IME Управляет преобразованием предложений в восточноазиатских версиях Windows. Индексированное Указывает, является ли поле индексом. Возможны три значения. Да (совпадения не допускаются). Создается уникальный индекс для поля. Да (допускаются совпадения). Создается неуникальный индекс для поля. Нет. Удаляются все индексы из поля. Примечание: Не изменяйте это свойство для поля, которое используется в качестве первичного ключа. С помощью свойства Индексированное можно создать индекс в одном поле, но это возможно не для всех типов индексов. Например, с помощью этого свойства нельзя создать индекс для нескольких полей. Обязательное Требует обязательного ввода данных в поле. Смарт-теги Добавляет к полю смарт-тег. Смарт-теги считаются устаревшими, начиная с Access 2013. Выравнивание текста Определяет используемое по умолчанию выравнивание текста в элементе управления. Сжатие Юникод Сжимает текст, хранящийся в этом поле (если хранится менее 4096 знаков). Условие на значение Позволяет ввести выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении значения этого поля. Используется в сочетании со свойством "Сообщение об ошибке". Сообщение об ошибке Позволяет ввести сообщение, отображаемое в том случае, если вводимое значение не соответствует выражению в свойстве "Условие на значение". Числовой Назначение. Используется для хранения числового значения, которое не является денежным. Если значения поля могут использоваться в вычислениях, выбирайте числовой тип данных. Поддерживаемые свойства полей Свойство Использование Подпись Текст подписи, который по умолчанию отображается для этого поля в формах, отчетах и запросах. Если это свойство не указано, используется имя поля. Допустима любая текстовая строка. Наиболее эффективны короткие подписи. Число десятичных знаков Определяет количество отображаемых знаков в дробной части чисел. Значение по умолчанию Автоматически присваивает этому полю указанное значение при добавлении новой записи. Размер поля Выберите один из указанных ниже вариантов. Байт. Используется для целых чисел от 0 до 255. Для хранения требуется 1 байт. Целое число. Используется для целых чисел от –32 768 до 32 767. Для хранения требуется 2 байта. Длинное целое. Используется для целых чисел от –2 147 483 648 до 2 147 483 647. Для хранения требуется 4 байта. Совет: Используйте размер поля Длинное целое при создании внешнего ключа для связывания поля с полем первичного ключа другой таблицы, которое имеет тип данных "Счетчик". Одинарное с плавающей точкой. Используется для чисел с плавающей точкой от –3,4 x 1038 до 3,4 x 1038, которые имеют до семи значимых разрядов. Для хранения требуется 4 байта. Двойное с плавающей точкой. Используется для чисел с плавающей точкой от –1,797 x 10308 до 1,797 x 10308, которые имеют до пятнадцати значимых разрядов. Для хранения требуется 8 байтов. Код репликации. Используется для хранения глобального уникального идентификатора, необходимого для репликации. Для хранения требуется 16 байт. Помните, что репликация не поддерживается для файлов формата ACCDB. Действительное. Используется для чисел от –9,999... x 1027 до 9,999... x 1027. Для хранения требуется 12 байт. Совет: размер поля . Формат Определяет, как выглядит поле в таблицах, формах и связанных с ним отчетах при отображении на экране или при печати. Можно использовать любой допустимый числовой формат. Индексированное Указывает, является ли поле индексом. Возможны три значения. Да (совпадения не допускаются). Создается уникальный индекс для поля. Да (допускаются совпадения). Создается неуникальный индекс для поля. Нет. Удаляются все индексы из поля. Примечание: Не изменяйте это свойство для поля, которое используется в качестве первичного ключа. С помощью свойства Индексированное можно создать индекс в одном поле, но это возможно не для всех типов индексов. Например, с помощью этого свойства нельзя создать индекс для нескольких полей. Маска ввода Позволяет отображать специальные знаки для управления вводом данных. Например, маска ввода может отображать знак доллара ($) в начале поля. Обязательное Требует обязательного ввода данных в поле. Смарт-теги Добавляет к полю смарт-тег. Смарт-теги считаются устаревшими, начиная с Access 2013. Выравнивание текста Определяет используемое по умолчанию выравнивание текста в элементе управления. Условие на значение Позволяет ввести выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении значения этого поля. Используется в сочетании со свойством "Сообщение об ошибке". Сообщение об ошибке Позволяет ввести сообщение, отображаемое в том случае, если вводимое значение не соответствует выражению в свойстве "Условие на значение". Большое число Назначение. Используется для хранения большого числового значения, которое не является денежным. Если значения поля могут использоваться в вычислениях, выбирайте тип данных "Большое число". Поддерживаемые свойства полей Свойство Использование Подпись Текст подписи, который по умолчанию отображается для этого поля в формах, отчетах и запросах. Если это свойство не указано, используется имя поля. Допустима любая текстовая строка. Наиболее эффективны короткие подписи. Число десятичных знаков Определяет количество отображаемых знаков в дробной части чисел. Значение по умолчанию Автоматически присваивает этому полю указанное значение при добавлении новой записи. Формат Определяет, как выглядит поле в таблицах, формах и связанных с ним отчетах при отображении на экране или при печати. Можно использовать любой допустимый числовой формат. Индексированное Указывает, является ли поле индексом. Возможны три значения. Да (совпадения не допускаются). Создается уникальный индекс для поля. Да (допускаются совпадения). Создается неуникальный индекс для поля. Нет. Удаляются все индексы из поля. Примечание: Не изменяйте это свойство для поля, которое используется в качестве первичного ключа. С помощью свойства Индексированное можно создать индекс в одном поле, но это возможно не для всех типов индексов. Например, с помощью этого свойства нельзя создать индекс для нескольких полей. Маска ввода Позволяет отображать специальные знаки для управления вводом данных. Например, маска ввода может отображать знак доллара ($) в начале поля. Обязательное Требует обязательного ввода данных в поле. Смарт-теги Добавляет к полю смарт-тег. Смарт-теги считаются устаревшими, начиная с Access 2013. Выравнивание текста Определяет используемое по умолчанию выравнивание текста в элементе управления. Условие на значение Позволяет ввести выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении значения этого поля. Используется в сочетании со свойством "Сообщение об ошибке". Сообщение об ошибке Позволяет ввести сообщение, отображаемое в том случае, если вводимое значение не соответствует выражению в свойстве "Условие на значение". Объект OLE Назначение. Используется для вложения в запись объекта OLE, например электронной таблицы Microsoft Office Excel. Если вы собираетесь использовать OLE, вам нужен тип данных "Объект OLE". В большинстве случаев вместо поля объекта OLE следует использовать поле вложения. В полях OLE поддерживается меньше типов файлов, чем в полях вложений. Кроме того, поля объектов OLE не позволяют вложить несколько файлов в одну запись. Поддерживаемые свойства полей Текстовый Назначение. Используется для хранения текста длиной до 255 знаков. Помните, что начиная с версии Access 2013, текстовый тип данных переименован в Краткий текст . Поддерживаемые свойства полей Свойство Использование Пустые строки Если задано значение "Да", разрешает ввод пустой строки ("") в текстовом поле, поле гиперссылки или поле МЕМО. Подпись Текст подписи, который по умолчанию отображается для этого поля в формах, отчетах и запросах. Если это свойство не указано, используется имя поля. Допустима любая текстовая строка. Наиболее эффективны короткие подписи. Значение по умолчанию Автоматически присваивает этому полю указанное значение при добавлении новой записи. Размер поля Введите значение от 1 до 255. Текстовые поля могут содержать значения от 1 до 255 знаков. Для текстовых полей большего размера используйте тип данных МЕМО. Совет: Для повышения производительности всегда указывайте минимально достаточный Размер поля . Например, при хранении почтовых индексов фиксированной длины следует указать ее в свойстве Размер поля . Формат Определяет, как выглядит поле в таблицах, формах и связанных с ним отчетах при отображении на экране или при печати. Для текстового поля можно определить пользовательский формат. Режим IME Управляет преобразованием знаков в восточноазиатских версиях Windows. Режим предложений IME Управляет преобразованием предложений в восточноазиатских версиях Windows. Индексированное Указывает, является ли поле индексом. Возможны три значения. Да (совпадения не допускаются). Создается уникальный индекс для поля. Да (допускаются совпадения). Создается неуникальный индекс для поля. Нет. Удаляются все индексы из поля. Примечание: Не изменяйте это свойство для поля, которое используется в качестве первичного ключа. С помощью свойства Индексированное можно создать индекс в одном поле, но это возможно не для всех типов индексов. Например, с помощью этого свойства нельзя создать индекс для нескольких полей. Обязательное Требует обязательного ввода данных в поле. Смарт-теги Добавляет к полю смарт-тег. Смарт-теги считаются устаревшими, начиная с Access 2013. Выравнивание текста Определяет используемое по умолчанию выравнивание текста в элементе управления. Сжатие Юникод Сжимает текст, хранящийся в этом поле (если хранится менее 4096 знаков). Условие на значение Позволяет ввести выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении значения этого поля. Используется в сочетании со свойством "Сообщение об ошибке". Сообщение об ошибке Позволяет ввести сообщение, отображаемое в том случае, если вводимое значение не соответствует выражению в свойстве "Условие на значение". Логический Назначение. Используется для хранения логических значений. Поддерживаемые свойства полей Свойство Использование Подпись Текст подписи, который по умолчанию отображается для этого поля в формах, отчетах и запросах. Если это свойство не указано, используется имя поля. Допустима любая текстовая строка. Наиболее эффективны короткие подписи. Значение по умолчанию Автоматически присваивает этому полю указанное значение при добавлении новой записи. Формат Определяет, как выглядит поле в таблицах, формах и связанных с ним отчетах при отображении на экране или при печати. Выберите один из указанных ниже вариантов. Истина/Ложь. Отображается значение "Истина" или "Ложь". Да/Нет. Отображается значение "Да" или "Нет". Включено/Выключено Отображается значение "Вкл" или "Выкл". Индексированное Указывает, является ли поле индексом. Возможны три значения. Да (совпадения не допускаются). Создается уникальный индекс для поля. Да (допускаются совпадения). Создается неуникальный индекс для поля. Нет. Удаляются все индексы из поля. Примечание: Не изменяйте это свойство для поля, которое используется в качестве первичного ключа. С помощью свойства Индексированное можно создать индекс в одном поле, но это возможно не для всех типов индексов. Например, с помощью этого свойства нельзя создать индекс для нескольких полей. Выравнивание текста Определяет используемое по умолчанию выравнивание текста в элементе управления. Условие на значение Позволяет ввести выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении значения этого поля. Используется в сочетании со свойством "Сообщение об ошибке". Сообщение об ошибке Позволяет ввести сообщение, отображаемое в том случае, если вводимое значение не соответствует выражению в свойстве "Условие на значение".

В таблицеКАФЕДРА предусмотреноФОТО, которое должно содержать фотографию заведующего, хранящуюся в формате графического редактора Paint в файле с расширением *.bmp. Тип данных такого поля должен быть определен как Поле объекта OLE. Внедрение этого объекта в поле производится на этапе заполнения полей таблицы.

Таблица 2. Описание свойств полей таблицы КАФЕДРА

Таблица 3. Описание свойств полейтаблицыПРЕПОДАВАТЕЛЬ

Использование данных типа - Поле МЕМО

В таблице ПРЕДМЕТ предусмотрено поле ПРОГР , которое будет содержать текст большой длины - программу курса. Для такого поля выбирается тип данных - Поле МЕМО . Ввод данных в это поле можно выполнить непосредственно в режиме таблицы или формы.

Поле объекта OLE и при вводе значений в него установить связь с файлами, где хранятся тексты программ.

Таблица 4. Описание свойств таблицы ПРЕДМЕТ

Имя поля	Индек-сирован-ное	Обяза-тельное поле	Тип данных	Размер	Подпись поля	Условие на значение	Сообщение об ошибке
КП	Да, совп. не допуск.	Да	Текстовый		Код предмета
НП		Да	Текстовый		Название предмета
ЧАСЫ		Нет	Числовой	Целое	Всего часов	>0 And <=300	Ошибоч. число часов
ЛЕК		Нет	Числовой	Целое	Лекции
ПР		Нет	Числовой	Целое	Практика
ЧС		Нет	Числовой	Целое	Семестров
ПРОГР		Нет	Поле МЕМО		Программа

Определение составного первичного ключа

В таблицеСТУДЕНТ в составной первичный (индексированный)ключ входят поляНГ и НС. Для определения этого ключа в режиме конструктора таблиц надо выделить оба эти поля, щелкая кнопкой мыши на области маркировки при нажатой клавише. Затем нажать кнопку панели инструментовКлючевое поле. Аналогично определяются составные ключи в таблицахИЗУЧЕНИЕ и УСПЕВАЕМОСТЬ.

Таблица 5. Описание свойств полей таблицыСТУДЕНТ

Создайте структуру таблицИЗУЧЕНИЕ, УСПЕВАЕМОСТЬ. При создании таблиц используйте их свойства, которые представлены в таблицах 6, 7.

Таблица 6. Описание свойств таблицыИЗУЧЕНИЕ

Имя поля	Индексированное, поле	Обязательное поле	Тип данных	Размер	Подпись поля
НГ		Да	Текстовый		Номер группы
КП	Да	Текстовый		Код предм.
ТАБН	Да	Текстовый		Таб. номер преп.
ВИДЗ	Да	Текстовый		Вид занятий
ЧАСЫ		Нет	Числовой	Целое	Часы

Таблица 7. Описание свойств таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ

Имя поля	Индексированное	Обязательное поле	Тип данных	Размер	Подпись поля
НГ	Да, совпадения допускаются по каждому полю	Да	Текстовый		Номер группы
НС	Да	Текстовый		Номер студента
КП	Да	Текстовый		Код предмета
ТАБН	Да	Текстовый		Таб. ном. препод.
ВИДЗ	Да	Текстовый		Вид занятия
ОЦЕНКА		Нет	Числовой	Целое	Оценка

ЗАДАНИЕ N 3

ВВОД ДАННЫХ В ТАБЛИЦЫ БД

После определения структуры таблицы можно приступить ко второму этапу создания таблицы - вводу данных. Для выполнения задания выполните следующие действия:

1. Запустите Access.

2. Загрузите свою базу данных, которую вы создали при выполнении второго задания.

3. Ввод записей в режиме таблицы:

Введем несколько записей в таблицуКАФЕДРА. Для этого вокне базы данных выделите таблицуКАФЕДРА и нажмите кнопку Открыть.

Заполните строки (записи) открывшейся таблицы в соответствии с названиями столбцов (полей), данныедля которых представлены в таблице 8.

Таблица 8. Записи таблицыКАФЕДРА

При вводе данные автоматически проверяются на соответствие заданному типу поля, размеру и условию на значение. Отслеживается уникальность значений ключевых полей.

Переход от одного поля к другому можно выполнить клавишей. Отмена ввода значения в поле - <Esc >, отменить ввод всей записи можно, дважды нажав.

Размещение объекта OLE

Рассмотрим размещение объектаOLE на примере поля Фотография заведующего кафедрой в таблицеКАФЕДРА. Пусть фотографии хранятся в формате графического редактораPaint (в файлах с расширением*. bmp на диске C).

Установим курсор в соответствующее поле таблицы. Выполним команду Вставка - Объект. В окнеВставка объекта необходимо отметитьСоздать из файла. ОкноВставка объекта преобразуется в формат, который позволит ввести имя файла с фотографией. Увидеть содержимое поля можно через форму, отчет или в графическом редактореPaint, щелкнув дважды на поле типаOLE с содержимом. Дальнейшие изменения файла не будут отражаться на встроенном объекте. После ввода в ячейке будет указан вид объекта- Точечный рисунок ВМР.

Используя данные, приведенные в табл. с 9 по 14, введите записи в таблицы СТУДЕНТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, ГРУППА, ИЗУЧЕНИЕ, ПРЕДМЕТ и УСПЕВАЕМОСТЬ.

Таблица 9. Данные таблицы СТУДЕНТ

Таблица 10. Данные таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

Таб. номер	ФИО.препод.	Уч.степень	Уч.звание	Код кафедры
	Андреев А. П.	Д-р техн. Наук	Профессор
	Апухтин И.С.	Канд. техн.наук	Доцент
	Глухов И.Л.	Канд. техн.наук	Доцент
	Сеченов Ю.Б.	Канд. техн. Наук	Доцент
	Чернов Л,К.	Канд. техн.наук	Доцент
	Блюмкина И.П.	Д-р физ-мат.нэук	Профессор
	Львова П.Р.		Ассистент
	Шапошников С. И.	Д-р техн. Наук	Профессор
	Новиков П.Н.		Ассистент
	Ильясов И.Т.	Канд. фил. Наук	Доцент
	ПустынцевА.П.	Канд. ист. наук	Доцент

Таблица 11. Данные таблицы ГРУППА

Таблица 12. Данные таблицы ИЗУЧЕНИЕ

Номер группы	Код предмета	Таб.номер преподав.	Вид занятий	ЧАСЫ
			Лек
			Пр
			Лек
			Пр
			Лек
			Пр

Таблица 13. Данные таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ

Номер группы	Номер студента	Код предмета	Таб.номер препод.	Вид занятия	ОЦЕНКА
				Лек
				Пр
				Лек
				Пр

Таблица 14. Данные таблицы ПРЕДМЕТ

Код пред-мета	Название предмета	Всего часов	Лекции	Прак- тика	Семе- стров	Програм- ма
	Информатика
	Математика
	История

Ввод данных в полеПРОГРАММА (тип поляМЕМО ) можно выполнить непосредственно в таблице либо через область ввода, вызываемую нажатием клавиш+.

Если тексты программ уже подготовлены в некотором текстовом редакторе, например, Microsoft Word, и хранятся в отдельных файлах, удобно для этого поля задать тип Поле объекта OLE и при вводе значений в него установить связь с файлами. Самостоятельно введите изучаемые темы по каждому предмету.

ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ СХЕМЫ ДАННЫХ НА ПРИМЕРЕ БАЗЫ ДАННЫХ УЧЕБНЫЙ ПРОЦЕСС

Логические поля

Логические поля используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений. Свойство Формат поля логического поля позволяет использовать специальные форматы или один из трех встроенных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл. При этом значения Истина, Да и Вкл эквивалентны логическому значению True, а значения Ложь, Нет и Выкл эквивалентны логическому значению False.

Если Вы выберете встроенный формат, а затем будете вводить эквивалентное логическое значение, то введенное значение будет отображаться в выбранном формате. Например, если значение True или Вкл вводится в элемент управления типа Поле, для которого в свойстве Формат поля указано Да/Нет, то введенное значение тут же преобразуется в Да.

При создании специального формата удалите текущее значение из свойства Формат и введите свой собственный формат.

Текстовые поля произвольной длины

Текстовые поля произвольной длины (поля MEMO) могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля. Отличие между этими полями заключается в том, что длина полей типа MEMO может быть очень велика по сравнению с размером текстовых полей. Может содержать длинный текст или комбинацию текста и чисел.

Поля объекта OLE

MS Access позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу MS Excel, документ MS Word, рисунок звукозапись), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access. Для этих целей служит тип данных Поле объекта OLE. Фактический объем данных, который Вы можете ввести в поле данного типа, определяется объемом жесткого диска Вашего компьютера (до 1 Гигабайта).

Тип данных мастер подстановок

Выбор этого типа данных запускает мастер подстановок, который создает поле, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

Ввод данных типа OLE

Поле объекта OLE под названием Foto можно заполнять даже без отображения самого объекта (изображения) на экране. В поле типа OLE могут храниться следующие объекты.

Растровые изображения.

Звуковые файлы

Графики и (диаграммы)

Word или Excel

ким образом, чтобы их можно было видеть, слышать или использовать. При размещении OLE-объекта в таблице вы увидите текст с описанием объекта (например, в поле типа OLE можно увидеть надпись Paintbrush Picture). Ввести объект можно двумя способами.

Вставить из буфера

Вставить из диалогового окна, появляющегося после выполнения команды Вставка->Объект (Insert->Object)

Ввод данных типа MEMO

Поле Recenzia содержит данные типа MEMO. Этот тип позволяет вводить до 64000 байт текста для каждой записи. В таблице отображается только часть введенного текста. Нажимая , можно отобразить диало-пасть ввода (Zoom) с полосой прокрутки, которое позволяет увидеть сразу до 1 000 байт текста

Перемещение по записям в таблице

Как правило, после ввода данных часто возникает необходимость внести некоторые изменения На это могут быть следующие причины

Получена новая информация

Обнаружены ошибки

Нужно добавить новые записи

Чтобы изменить данные, прежде всего откроите таблицу В окне базы данных откройте таблицу в режиме таблицы, дважды щелкнув на строке с ее именем в списке таблиц. AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA

Если вы находитесь в режиме Конструктор (Table Design), щелкните на кнопке Представление таблиц (Views), чтобы перейти в режим таблицы для внесения изменений в данные.

Перемещение по записям

Чтобы перейти к любой записи, можно просто поместить на нее курсор или щелкнуть на ней мышью Но если таблицах очень велика, то проблема быстрого перемещения на нужную запись приобретает особую остроту

Для перемещения по записям можно использовать вертикальную полосу прокрутки. Кнопки со стрелками на полосе прокрутки позволяют перемещать маркер записи только на одну позицию за один щелчок Поэтому для более быстрого перемещения (через несколько записей сразу) лучше пользоваться бегунком полосы прокрутки Можно также щелкнув мышью в области между бегунком и кнопкой на полосе прокрутки, чтобы переместиться на много позиций вперед.

Команда Правка->Перейти (Edit->Go) предоставляет несколько вариантов быстрого перемещения по таблице.

Пять кнопок перехода, расположенных в нижней части окна в режиме таблицы, также можно использовать для перемещения по записям Щелкая на этих кнопках, можно перейти к любой записи Если вы знаете номер записи (номер строки для заданной записи), щелкните на поле номера записи, введите номер записи и нажмите клавишу Для перемещения в поле номера записи нажмите клавишу .

При перемещении по таблице обращайте внимание на подсказки полос прокрутки. Access не обновит поле номера записи до тех пор, пока вы не щелкнете на каком-либо поле записи.

Поиск заданного значения

Хотя, зная номер записи, можно перейти к ней и найти конкретное поле, в большинстве случаев нужно будет находить в записи определенное значение Это можно сделать тремя способами:

Выбрать команду Правка->Найти (Edrt->Find)

Щелкнуть на кнопке Найти (Find Specified Text), расположенной на панели инструментов (на ней изображен бинокль).

Воспользоваться комбинацией клавиш

При использовании любого из этих методов появится диалоговое окно. Для выполнения поиска только по определенному полю поместите в него курсор (причем сделайте это до открытия диалогового окна). Установите в диалоговом окне флажок Только в текущем поле (Search Only Current Field), и Access будет вести поиск только в указанном поле.

В этом диалоговом окне можно задавать различные параметры поиска. В текстовом поле Образец (Find What) ввести искомое значение Значение можно ввести в том виде, в каком оно представлено в поле, или с использованием приведенных ниже специальных символов:

* -- Соответствует любому количеству символов

Соответствует одному символу

# -- Соответствует одной цифре

Чтобы разобраться, как эти символы работают, предположим, что нужно найти все значения, которые начинаются с АВ Для этого введите АВ*

А теперь предположим, что вы хотите найти значения, которые заканчиваются символами 001 В этом случае введите *001. Для поиска любого значения, которое начинается с символов АВ, заканчивается символами 001 и содержит только два символа между ними, нужно ввести АВ??001. Если же нужно найти все фамилии, заканчивающиеся на “ко”, то для поиска значений типа Бродский и Чайковский введите *ко.

В раскрывающемся списке Совпадение (Match) содержится три варианта выбора:

С любой частью поля (Any Part of Field)

Поля целиком (Whole Field)

С начала поля (Start of Field)

Стандартной является опция Поля целиком (Whole Field) Например, значение Пет будет найдено, если значение равно Пет. Если выбрана опция С любой частью поля (Any Part of Field), то в результате поиска будут извлечены значения Петров, Петровский. Шпетный и т.д В результате поиска с установкой С начала поля (Start of О будут найдены значения Петров, Петровский.

В раскрывающемся списке Просмотр (Search) вы можете выбрать одну или несколько опций из набора Все, Вверх, Вниз (Up, Down, All)

При выборе кнопки опции Только в текущем поле (Search Only Current Field) поиск значения будет вестись только в одном поле Флажок С учетом регистра (Match Case) определяет, будут ли различаться прописные и строчные буквы. По умолчанию они не различаются При поиске по значению Пет будут найдены пет, Петр и Петров. При установке флажка С учетом регистра (Match Case) необходимо ввести строку поиска с учетом прописных и строчных букв

Очевидно, что для данных типа Числовой (Number), Денежный (Currency) и Дата/время (Date/Time) учет регистра не имеет смысла.) При выборе флажка С учетом регистра (Match Case) Access игнорирует флажок С учетом формата полей (Search Fields As Formatted) (Если вы форматировали поля таблицы, установите этот флажок) Например, вам нужно найти в поле ДатаРождения записи обо всех, родившихся в апреле 1982 года Для этого установите флажок опции С учетом формата полей (Search Fields as Formatted) и введите Апр 92. Если вы не установите этого флажка, поиск придется выполнять по точной дате рождения, например искать 4/8/92

Использование флажка С учетом формата полей (Search Fields as Formatted) может существенно замедлить поиск.

Поиск начнется после щелчка на кнопке Найти (Find First) или Найти далее (Find Next) Найдя значение, Access выделяет его Для поиска первого подходящего значения щелкните на кнопке Найти. Для поиска следующего значения нужно щелкнуть на кнопке Найти далее На протяжении всего процесса поиска диалоговое окно остается открытым. Поэтому, найдя нужное значение, щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно

В Access 2010 имеется возможность добавлять объекты в поле с типом данных OLE . В том случае, когда тип данных задан, как OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объекта), тогда СУБД Access сохраняет внешний объект в общем файле базы данных, отводя на его хранение столько места, сколько этот объект занимает в виде отдельного файла. Под объектами следует понимать файлы, созданные в виде приложений в графических редакторах, видеоклипов, в приложениях MS Office и т.д. При заполнении таблицы данными, которые являются объектами, в соответствующей позиции поля с типом данных OLE формируется сообщение о программе, с помощью которой можно открыть этот объект. Отображение объекта будет осуществляться только в формах и отчетах.

Для встраивания объекта в поле с типом данных OLE необходимо открыть таблицу в режиме «Конструктор». Добавить новое поле, например «Фото товара». Выбрать тип данных «Поле объекта OLE» , после чего сохранить таблицу.

Затем в режиме «Таблица» в строке для ввода данных щелкнуть правой клавишей мыши, в открывшемся меню следует выбрать строку с командой , что приведет к открытию диалогового окна (рис. 3.38, рис. 3.39).

Рис. 3.38 Вставка объекта

Рис. 3.39 Диалоговое окно для добавления нового объекта в таблицу Access

Следует помнить, что имеется две возможности встраивать объекты в виде данных. Первая возможность предусматривает использование типовых приложений для создания файла, которые поддерживает Access, вторая возможность вставки объекта , что позволяет использовать любой файл в качестве источника данных (рис. 3.40).

Рис. 3.40 Добавления нового объекта в таблицу Access из файла

1. Создание объекта из файла.

Когда речь заходит о данных, которые являются объектами для базы данных, и являются внешними файлами, то требуется иметь эти файлы. Поэтому, потребуется создать несколько файлов, чтобы в дальнейшем увидеть их отображение в базе данных, а также попробовать провести изменение этих файлов. Например, если вы имеете фотографию объекта в файле Монитор.jpg (jpg - универсальный фото формат). Для того чтобы этот файл сохранился в базе данных, следует в окне (рис. 3.40) поставить отметку «Создать из файла» , после чего появится окно, которое представлено на рисунке 3.41. С помощью кнопки «Обзор» следует выбрать необходимый файл.

Рис. 3.41 Поиск файла при создании объекта в базе данных

В соответствующей строке для поля например, «Фото товара» появится слово «Пакет» (Package) , это означает, что файл привязан к приложению, с помощью которого он был создан. Поэтому, при просмотре базы данных, будет ли это запрос, форма или отчет, пользователь увидит изображение файла в виде значка , а при двойном щелчке по этому изображению система сначала найдет приложение, а затем в нем отобразит содержимое файла (в данном примере это фотография). Исключением являются файлы с изображениями, сохраненные с расширением .bmp (bit map format). Вместе с тем, следует напомнить, что файлы, созданные в приложениях Microsoft, будут отображаться сразу в формах и отчетах. Вывод простой, фотографии можно вставлять в такие приложения как Paint, Word, Power Point, сохранять в виде отдельных файлов, а затем подключать в виде объекта к базе данных. Попробуйте создать несколько файлов с фотографиями и текстом, используя различные редакторы Windows. Например, можно открыть документ Word, вставить из файла фотографию, добавить текст, а затем сохранить как: Монитор.docx (рис. 3.42).

Рис. 3.42 Файл с фотографией, созданный в Word

2. Создание новых объектов.

Под созданием новых объектов в базе данных следует подразумевать использование приложения, в котором создается файл, а затем подключается в поле с описанием типа данного OLE. Для запуска режима создания новых объектов, необходимо открыть таблицу в режиме «Таблица» , выбрать вариант «Создать новый» в диалоговом окне (рис. 3.39), а затем в списке выделить «Тип объекта» (необходимое приложение). Перечень приложений, которые поддерживает Access для создания объекта, находятся в списке (рис. 3.43), который раскроется после запуска команды «Вставить объект» .

Рис. 3.43 Перечень типов объектов Access, которые можно использовать для создания файлов

Удобством использования приложений для создания объектов в виде файлов заключается в том, что в дальнейшем эти файлы можно использовать автономно или осуществлять их коррекцию в базе данных.

Рассмотрим вариант создания объектов для базы данных, с помощью с приложения paint.

Например, необходимо создать объект с изображением предприятия и текстом, который в дальнейшем пользователь базы данных сможет заменить или исправить. Для этого необходимо выбрать из списка объект Bitmap Image , дальнейшая технология создания объекта показана на рисунке 3.44.

1. Откройте приложение Paint

2. Вставьте фото из файла.

3. Добавьте текст (если это необходимо).

4. Сохраните, как файл.

5. Закройте приложение.

Рис. 3.44 Технология создания объекта в приложении Paint

Задание3.11

1. В таблице «Товары » в режиме «Конструктор» добавьте новый столбец с именем «Фото товара» , тип данных «Поле объекта OLE» , сохраните изменения.

2. В режиме «Таблица» в поле «Фото товара» выберете строку «Вставить объект из файла» , выберите (поставьте точку) «Создать новый» и из раскрывающегося списка укажите документ Microsoft Word . При этом откроется текстовый редактор MS Word , здесь необходимо вставить рисунок, соответствующий товару в данной строке. Рисунки выберите из списка, который хранится непосредственно в редакторе (вкладка «Вставка», значок «Картинка», в диалоговом окне справа кнопка «Начать»), или вставьте рисунок из других программ. Можете использовать приложение Paint (объект Bitmap Image), где нарисуйте товар самостоятельно. Созданный файл закройте, он автоматически будет привязан к вашей базе, к строке, в которую ее вставили.

3. Проделайте данную процедуру для всех строк вашей таблицы «Товары» .

4. Сохраните изменения.

Контрольные вопросы

1. Какие объекты можно вставить в базу данных с типом данных OLE?

2. Как можно вставить фото в таблицу в режиме «Таблица»?

3. Где в базе данных будет отображаться фотография?

4. Чем отличается способ «Создать новый объект» от способа «Создать из файла»?

5. Как поместить файл фотографии товара в базу данных, если он имеет расширение .png ?

6. Можно ли осуществлять правку файла, который вставлен как объект в базу данных непосредственно в файловой системе компьютера?

7. Как вставить презентацию в базу данных?

8. Объекты каких приложений можно вставить в базу данных?