Системы автоматизации доу. Задачи комплексных систем автоматизации доу

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Информационные системы электронного документооборота, их роль в системе управления. Повышение эффективности организации ООО "Валга" за счет использования информационных технологий при организации документационного сопровождения деятельности менеджера.

дипломная работа , добавлен 13.01.2015


Организационная структура Минского автомобильного завода. Программное обеспечение информационных технологий в системе управления предприятием, функциональные подсистемы. Классификация современных автоматизированных информационных систем управления.

контрольная работа , добавлен 11.11.2010


Нормативно-методическая база организации документационного обеспечения. Термины и определения в делопроизводстве. Делопроизводственные функции системы управления персоналом. Документирование оценки деятельности персонала, организация документооборота.

реферат , добавлен 21.03.2010


Проблемы автоматизации документооборота, бухгалтерского учета и других формализованных процессов управления производством. Современное состояние информационных технологий в России, методы внедрения IT как инструмента управления экономикой предприятия.

курсовая работа , добавлен 02.08.2015


Появление понятия "документационное обеспечение управления". Способы документирования (запечатления информации). Требования к оформлению организационно-распорядительных документов и архивного их хранения. Постановление: оформление и состав реквизитов.

контрольная работа , добавлен 30.12.2012


Понятие информационных систем управления предприятием, оценка их роли и значения, проблемы и задачи в процессе внедрения. Анализ и оценка использования информационных технологий на исследуемом предприятии, разработка путей его совершенствования.

дипломная работа , добавлен 16.02.2012


Значение информационных технологий в управлении предприятием. Характеристика систем автоматизации управления предприятием. Организационная структура ООО "Четыре сезона". Краткий обзор существующих систем. Выбор и эксплуатация информационной системы.

курсовая работа , добавлен 11.01.2011

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (ТГУ)

Исторический факультет

УДК 005.92

ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ В ГАК

Зав. каф. истории и

Документоведения

Доктор ист. наук, проф.

Н.С.Ларьков

«____»___________2010 г.

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ТОМСКОГО РАЙОНА

Татьяненко Екатерина Викторовна

Научный руководитель

Ст. преп., кандидат ист. наук

Е.В.Татьяненко

Томск 2010

Министерство образования и науки Российской Федерации

^ ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (ТГУ)

Исторический факультет

Кафедра истории и документоведения

УТВЕРЖДАЮ

Зав. каф. истории и документоведения

Д.и.н., профессор

Н.С. Ларьков

«___» ___________ 2010 г.

ЗАДАНИЕ

По подготовке дипломной работы студенту Татьяненко Екатерины Викторовны

1. Тема дипломной работы : «Автоматизация ДОУ в Администрации Томского района»

2. Срок сдачи студентом выполненной дипломной работы:

^ 3. Исходные данные к работе:

Цель исследования: анализ процесса внедрения АС ДОУ в Администрации Томского района.

1. 
   Задачи исследования: ознакомиться с нормативно-методическим пакетом документов службы ДОУ Управления Делами Администрации Томского района; дать оценку состоянию текущего делопроизводства; последовательно изучить этапы автоматизации ДОУ и проблемы, возникающие при этом; изучить возможности, приобретенные вследствие внедрения программы и дальнейшие перспективы развития АС ДОУ в Администрации ТР.

Объект исследования: автоматизированная система ДОУ.

Предмет исследования: внедрение АС ДОУ, проблемы и перспективы автоматизации ДОУ в Администрации Томского района.

Методы исследования: анализ, синтез, сравнение, обобщение, классификация, индукция, наблюдение, опрос, графический, статистический, описание, прогнозирование.

^ 4. Краткое содержание работы:

Руководитель дипломной работы

К.и.н., ст.преподаватель ________________В.В.Миркин

Задание принял к исполнению 26.02.2010 г. ________________Е.В.Татьяненко

АННОТАЦИЯ

В дипломной работе рассматриваются функции, этапы, проблемы при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Изучен теоретический и прикладной аспект автоматизации ДОУ на примере Администрации Томского района. Дана общая оценка результатам внедрения автоматизированной системы ДОУ, дан прогноз развития электронного документооборота.

Введение 6

1. 
   Функции, этапы, проблемы внедрения АС ДОУ 15

1.1 Функции систем автоматизации документационного

обеспечения управления 15

1.2 Этапы автоматизации 21

1.3 Проблемы автоматизации ДОУ 28

2 Автоматизация ДОУ в Администрации Томского района 47

2.1 Этапы автоматизации ДОУ.

Изучение процесса внедрения АС ДОУ 59

2.2 Результат внедрения АС «Кодекс» и перспективы развития автоматизации ДОУ в Администрации Томского района 68

Заключение 73

Список использованных источников и литературы 77

ПРИЛОЖЕНИЕ А Перечень законодательной и нормативно-методической базы для ДОУ 86

ПРИЛОЖЕНИЕ Б Количественный состав документов 92

ПРИЛОЖЕНИЕ В Служебная корреспонденция по

Вопросам переписки 96

ПРИЛОЖЕНИЕ Г Виды документов 97

ПРИЛОЖЕНИЕ Д График «Обращения граждан» 98

ПРИЛОЖЕНИЕ Е Соотношение документов

За период 2008 и 2009 гг. (с января по ноябрь) 99

ПРИЛОЖЕНИЕ Ж Схема маршрутов движения

Документов 100

ПРИЛОЖЕНИЕ З Техническое задание на разработку программного обеспечения (ПО) системы электронного документооборота и делопроизводства 101

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время сложно представить свою деятельность, любое учреждение, организацию без информационных технологий (ИТ). Информационные технологии (information technology, IT) - широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации 1 . Благодаря компьютерным технологиям значительно снизилась нагрузка, связанная с обработкой информации. Документационное обеспечение управления – не исключение. Для улучшения работы в сфере делопроизводства разработано множество автоматизированных систем.

Согласно «Новому иллюстрированному словарю» автоматизация – это применение автоматов, автоматических и автоматизированных систем в производстве, научной, управленческой и других сферах деятельности человека. Основная цель автоматизации – повышение эффективности труда, оптимизация управления, улучшения качества, устранение человека от работы в условиях, опасных для здоровья 2 .

Сегодня рынок предлагает великое множество синонимов понятия «автоматизации ДОУ»: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система документооборота, промышленная технология автоматизации делопроизводства , система управления электронными документами и т.д. Научные сотрудники ВНИИДАД предлагают все имеющиеся разнообразные программные продукты объединить под условным названием автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ). По их мнению, это определение наиболее полно отражает существующее положение вещей 1 .

Автоматизация делопроизводственных процессов - это рациональная организация операций с учетом новейших технологий с информацией и документами: составление и оформление, передача (доставка), учет, создание информационно-справочного аппарата на базе регистрации, организация контроля за выполнением принятых решений, текущее хранение, возможность уничтожения (экспертиза ценности), создание и ведение архива 2 .

Современная деятельность любой организации происходит с помощью автоматизации тех или иных процессов. Так, в свою очередь органам местного самоуправления необходим надежный фундамент для организации управленческих процессов, сотрудничества и выполнения поручений исполнительной власти. Деятельность Администраций осуществляется на базе ДОУ. Следовательно, возникает необходимость оптимизировать данную сферу за счет автоматизированных систем. Внедрение АС сложная работа, требующая комплексного подхода.

В последние годы все больше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документами в целом. Данному обстоятельству способствовали принятие:

1. Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Данный закон существенно расширил сферу применения документов в электронной форме.

2. Постановления Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 гг.)», предусматривающей «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления» 1 .

В данной работе речь пойдет о внедрении современных технических средств в область управления документацией, как в Российской Федерации, так и непосредственно в Администрации Томского района.

Любая исследовательская работа подразумевает изучение теоретического материала по заданной теме. Основные этапы исследования включают в себя: изучение литературы и иных источников; изучение нормативно-методической документации в Администрации, других документов применяемых в работе; исследование делопроизводственных операций; изучение соответствия выполняемых работ правилам и стандартам; интервьюирование сотрудников Управления Делами; исследование этапов внедрения автоматизированной системы (АС); анализ результата внедрения АС; прогнозирование дальнейших работ по развитию электронного документооборота.

Однако стоит заметить, что, несмотря на высокий спрос на отечественную литературу по данному вопросу, все же существует дефицит источников, недостаток работ, направленных на исследование автоматизации делопроизводства. Это можно объяснить относительной новизной и чрезвычайно быстрым развитием компьютерных и информационных технологий. Следовательно, быстро теряют актуальность многие учебники, труды, статьи и т.п.

Сегодня большая часть источников предлагает информацию по практическому применению тех или иных программных продуктов. Проанализировать и ознакомиться с возможными проблемами и этапами по автоматизации документационного обеспечения управления помогают такие журналы как: «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Справочник секретаря и офис-менеджера», и другие.

Авторами статей и других работ являются специалисты в области документоведения и архивоведения, занимающиеся проблемами электронных документов, АС ДОУ, а также сотрудники различных организаций. Среди них можно выделить следующих специалистов: О.И. Рысков 1 - старший научный сотрудник ВНИИДАД, участник ежегодных научно-практических конференций; С.Л.Кузнецов 2 – к.и.н., руководитель Научно-информационного центра Горбачев-фонда; Т.В. Кузнецова 3 , зав. кафедрой документоведения ИАИ РГГУ, профессор; Г.А. Серова 4 - к.т.н.

Серова Г. А. раскрывает в своих статьях основные объекты и принципы автоматизации ДОУ. Значительный вклад по решению проблемы автоматизации внесла Т.В. Кузнецова. Помощь в знакомстве с этапами и функциями автоматизации оказали статьи С.Л.Кузнецова, а также Полины Кочетковой 5 (ведущий специалист ЗАО «Компания «ИнтерТраст»).

Марина Тарасова освещает практический подход во внедрении систем электронного документооборота (СЭД) 6 .

О. Подолина, сотрудник компании « I nter T rust » , консультант Центра консалтинговых услуг и внедрений рассматривает жизненные циклы документов в рамках СЭД и разъясняет значимые от традиционного делопроизводства 1 .

Журавлева Н. в своих статьях акцентирует внимание на сканирование документов и на необходимость распознавания при помощи различных программных средств. Уделяет внимание обучению сотрудников при работе с СЭД и проблемам возникающих при выборе, внедрении и эксплуатации 2 .

Белая Т.Р., научный сотрудник отдела ДОУ ВНИИДАД подробно рассматривает процесс создания и организацию внедрения АС ДОУ 3 .

Предоставленные учеными, исследователями и специалистами в области делопроизводства и автоматизации процессов ДОУ данные можно условно разделить на два вида. Первый вид работ представляет собой нормативно-методическую базу, анализ законодательных инициатив. Работы второго вида предлагают примеры практического применения, анализ возможностей АС ДОУ.

Источниковую базу для исследования составили законодательные акты Российской Федерации, а также Государственные стандарты (ГОСТы), устав Администрации Томского района, Регламент, Положение о службе ДОУ , инструкции по ДОУ, должностные инструкции специалистов, а так же правила, прямо или косвенно регулирующие вопросы использования, создания АС ДОУ. Из учетно-справочной документации использовались: база данных (БД) автоматизированной системы «Кодекс», БД АС «КОРД», номенклатура дел за 2009 год. А так же бланки документов и сами документы, инструкции и руководства для пользователей и администраторов по работе с автоматизированной системой «Кодекс».

Среди значимых, основных источников следует отметить Федеральную целевую программу «Электронная Россия». Председатель Правительства России В.В.Путин подписал Постановление Правительства Российской Федерации № 721 от 10 сентября 2009 г., которым утвердил внесение изменений в Федеральную целевую программу "Электронная Россия (2002-2010)" 1 .

Основными целями программы являются создание условий для развития демократии, повышение эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления за счет внедрения и массового распространения ИКТ (информационно-коммуникационные технологии), обеспечения прав на свободный поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, расширения подготовки специалистов по ИКТ и квалифицированных пользователей.

В ходе работы программы подготовлено несколько важнейших Федеральных законов, непосредственно регулирующих сферу информационных технологий. 27 июля 2006 года был утвержден Федеральный закон №149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации» фактически вводящий единую систему делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления 2 .

Федеральный закон «О персональных данных» зафиксировал требования к защите баз данных по личному составу. Закон накладывает ряд ограничений на системы автоматизации делопроизводства. Так, например, в соответствии со статьей 19 «оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые организационные и технические меры, в том числе использовать шифровальные (криптографические) средства, для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий» 1 .

Документ неразрывно ассоциируется с подлинностью, а вследствие этого с юридической силой. В настоящее время документ представляет собой не только материальный носитель, содержащий информацию, но и электронные документы. Для того чтобы защитить электронный документ от исправлений, подделки и добавления информации был разработан закон «Об электронной цифровой подписи» 2 , где вводится понятие «электронной цифровой подписи», как реквизита электронного документа, для его защиты от подделки.

Вопросы создания, эксплуатации автоматизированных систем регулирует ГОСТ 34.601-90 3 . ГОСТ выделяет восемь стадий в создании автоматизированных систем, используемых в различных сферах деятельности. В управленческой сфере: формирование требований к автоматическим системам (АС), разработка концепций АС, техническое задание, эскизный проект, технический проект, рабочая документация, ввод в действие, сопровождение АС. ГОСТ 34.602-89 4 устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы», а так же порядок его разработки, согласования и утверждения. В этом стандарте отмечено, что включаемые в техническое задание требования должны «не уступать аналогичным требованиям, предъявляемым к лучшим современным отечественным и зарубежным аналогам».

Исследованный материал демонстрирует несостоятельность законодательной базы в сфере регламентирования работы электронной документацией. При этом опыт законодательного регулирования не велик, а также проблема не раскрыта с точки зрения документоведения, именно поэтому есть основания считать тему предложенной работы актуальной.

Данный дипломный проект имеет так же и практическое значение. Проанализированная информация представлена в сжатом и удобном виде для использования в работе. Это своеобразное практическое пособие для любого желающего освоить основы автоматизации ДОУ. Теоретическая часть позволяет сформировать общее представление о процессах автоматизации, а практическая дает подтверждения или опровержения принятых концепций. В каждом конкретном случае, когда речь заходит об автоматизации, возникает дилемма – какую систему автоматизации документационного обеспечения управления выбрать, чем руководствоваться при выборе, как составить «план действий», ограничиться решением насущных проблем автоматизации или создавать систему «на вырост» 1 .

Объектом исследования представляет собой общероссийские принципы автоматизации ДОУ, автоматизация службы ДОУ Управления Делами в Администрации ТР и внедрение электронного документооборота в Администрации в целом.

Предметом данного исследования являются проблемы, которые могут возникнуть на всех стадиях работы с автоматизацией ДОУ, этапы процесса внедрения АС ДОУ, проблемы и возможные перспективы автоматизации ДОУ в Администрации Томского района.

Методы исследования: анализ, синтез, сравнение, обобщение, изучение документов, непосредственное наблюдение, опрос, графический, статистический, прогнозирование.

Целью исследования является: анализ процесса внедрения АС ДОУ в Администрации Томского района.

Задачи, реализующие цель дипломной работы: рассмотреть функции АС ДОУ; изучить этапы автоматизации и проблемы возникающие во время внедрения средств оптимизации ДОУ; ознакомиться с нормативно-методическим пакетом документов службе ДОУ Управления Делами Администрации Томского района; дать оценку состоянию текущего делопроизводства; исследовать проблемы, возникшие в процессе автоматизации; изучить возможности, приобретенные вследствие внедрения программы и дальнейшие перспективы развития АС ДОУ в Администрации ТР.

Дипломный проект состоит из введения, основной части, включающей в себя две главы, заключения, списка использованных источников и литературы и приложения.

^ 1. Функции, этапы, проблемы внедрения АС ДОУ

1.1 Функции систем автоматизации документационного обеспечения управления

Исследуя основные функции систем автоматизации делопроизводства, следует выделить нужный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная АС ДОУ.

В первую очередь это возможность создания документа. Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.

Программа обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне.

АС позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция, как правило, характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов.

Документы, объединенные по определенным признакам, формируются в рабочие папки пользователя. Причем, зачастую в них хранится не сам документ, а ссылка на него.

Система позволяет реализовывать контроль исполнения документов. Осуществляется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов.

Обработка и хранение документов. К регистрационной карточке предлагается возможность присоединения файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ.

Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.

Движение документов, ввод резолюций и замечаний. Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. Основание для автоматической передачи документов может служить внесение резолюции. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется.

Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)

Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов».

Учет номерных документов, формирование отчетности.

Распределенная обработка, отправка документов по почте. Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки.

Работа через сеть Интернет. В системе реализуется Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.

Поисковая система позволяет найти документ по нескольким критериям: наименование документа, адресат, отправитель, дата документа, слова содержащиеся в тексте документа и т.п.

Система позволяет архивировать документы. После обработки, подписанные документы помещаются в архив. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам.

Списание документа в дело. При занесении в регистрационную карточку соответствующей записи в автоматизированной системе производится списание документа в дело.

Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.

Обеспечение автоматизации справочно-аналитической работы. В системе формируются типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей.

Регламентация прав доступа. Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра.

Делегирование права подписи. В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости, возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.

Защита информации. Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству.

Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности 1 .

Итак, подытожив сказанное выше, следует отметить следующее. Автоматизированные системы ДОУ служат следующим функциям: создание и регистрация документов, передача корреспонденции, постановка на контроль, внесение исполнителей и последующий контроль за исполнением документов, снятие с контроля, списание в дело, справочная работа и архивное хранение. А также защита информации от несанкционированного использования, копирования, изменения, передачи и предоставления права доступа.

Таким образом, можно выделить основные задачи АС ДОУ и автоматизируемые процессы.

Основными задачами автоматизации делопроизводства являются:

1. 
   Организация порядка в работе с документами без увеличения штата сотрудников;
2. 
   Сокращение штата сотрудников при необходимости;
3. 
   Совершенствование обслуживания клиентов и руководства фирмы, предприятия, организации;
4. 
   Уменьшение времени обработки, оформления и передачи документов;
5. 
   Исключение потери документов;
6. 
   Централизованное отслеживание хода делопроизводственных процессов;
7. 
   Улучшение контроля за исполнением;
8. 
   Повышение качества обработки документов;
9. 
   Обеспечение хранения документов;
10. 
    Сокращение времени на справочную работу.

В ДОУ могут быть автоматизированы следующие процессы:

1. 
   Прием, регистрация, обработка и распределение входящей корреспонденции;
2. 
   Подготовка, подписание, регистрация и рассылка исходящей корреспонденции;
3. 
   Подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов;
4. 
   Создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;
5. 
   Контроль исполнения документов и резолюций;
6. 
   Сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов.
7. 
   Ведение деловой переписки между организациями, отдельными подразделениями и сотрудниками 1 .
8. 
   Ограничение или расширение доступа к источникам информации.

Внедрение системы автоматизации делопроизводства - сложный и ответственный процесс. Неправильно выбранная система в лучшем случае приводит к лишним затратам, а в худшем - может существенно усложнить работу сотрудников и в конечном счете скомпрометировать саму идею автоматизации. В некоторых случаях затянувшийся на несколько лет процесс внедрения автоматизированной системы приводит к тому, что организация вынуждена отказаться от программного комплекса, в который уже вложено много сил и средств, и искать что-то другое на рынке автоматизированных систем, предназначенных для работы с документами.

Кроме того, необходимо учитывать, что автоматизация делопроизводства является лишь отражением действующей в организации (учреждении, предприятии, фирме, холдинге, корпорации) системы работы с документами. Поэтому любая автоматизация для достижения наилучших результатов должна начинаться с оптимизации существующих схем работы с документами в организации, и только на основе этой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на компьютеризированную основу несовершенной, противоречивой и запутанной схемы работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы. Для удачной автоматизации ДОУ этот процесс следует разделить на несколько этапов.

^ 1.2 Этапы автоматизации

Первым этапом автоматизации ДОУ является создание пакета законодательных и нормативно-методических документов, описывающих и регламентирующих ведение делопроизводства в организации 1 .

Формирование нормативно-методического пакета документов следует начать с подборки ГОСТов, регулирующих отрасль делопроизводства. Также в этот пакет должны быть включены различные Федеральные законы, контролирующие процессы работы с документами в зависимости от вида, типа предприятия, организации учреждения, Нормативные акты Президента и Правительства РФ, документы федеральных органов исполнительной власти. (ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное))

Считаю целесообразным выделить отдельный раздел внутри пакета нормативно-методических документов - пособия по делопроизводству и периодические издания, рассматривающие делопроизводственные процессы. Из прочих документов необходимым может являться Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления 2 .

По мнению Дубровина С., необходим профессиональный взгляд на осуществляемую деятельность, разработка методов и средств для достижения цели, разработка требований к программному обеспечению.

Первый шаг на этом пути – это номенклатура дел. Хорошо, если она есть, если ее нет, надо сделать. Существующие рекомендации по работе с номенклатурой дел общие, но и они не учитывают всех видов документов, с которыми приходиться работать современному секретарю или канцелярии. В их числе кино, фотодокументы, звуковые записи, растровые и векторные изображения. Особый раздел занимают документы, полученные в виде отчета из баз данных. Все это разнообразие необходимо рассмотреть с точки зрения документооборота. Самый простой способ организовать свое рабочее место – это создать в компьютере перечень папок, соответствующий номенклатуре дел, с соответствующей нумерацией в названии. В этом случае порядок папок не будет меняться при добавлении новых, и операционная система всегда даст возможность сортировать их по возрастанию номеров. Но при этом нужно создать возможность для учета иного вида документов, которые традиционно не включаются в номенклатуру дел 1 .

^ Второй этап – подготовка технического задания, содержащего детальное описание, что и как организация планирует автоматизировать, что должно измениться после внедрения автоматизированной системы, как эта система должна работать.

Приступая к автоматизации, необходимо сформулировать детальные требования к системе или, другими словами, техническое задание на автоматизацию. С учетом этого технического задания (ТЗ) во взаимодействии с I Т-службой организации будет выбираться и настраиваться программа для использования в делопроизводстве. Во многом от того, насколько детально будет сформулирован такой список требований, зависит успешность внедрения современных технологий и удобство работы сотрудников с установленным программным комплексом компьютерного делопроизводства 2 .

Для подготовки технического задания, могут быть полезны такие ГОСТы, как: ГОСТ 19.201-78 Единая система программной документации. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению , ГОСТ 34.602-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы 1 . На сегодняшний день Европейская спецификация MoReq-2 может использоваться и в России. Документ представляет детальные рекомендации по формированию технических требований для построения полноценных систем автоматизации ДОУ. 2

Таким образом, можно сказать о достаточно полном составе пакета нормативно-методической документации для эффективной работы сотрудников службы ДОУ.

^ Вторым этапом является исследование текущего делопроизводства. Для того чтобы дать объективную оценку состояния делопроизводства, требуется его изучение. Исследование системы ДОУ включает две основных части:

1. 
   Исследование состава и движения документации. В данном разделе даётся характеристика количественного и качественного состава документов, маршрутов их движения.
2. 
   Исследование основных делопроизводственных процессов.

Исследование состава и движения документации

Для изучения характеристик количественного состава документов был взят период с 01.01.2009 по 31.11.2009. Общее число всех групп документов зарегистрированных в Управлении Делами (УД) составило – 11795.

Вся совокупность документов в Администрации Томского района представляет собой 3 группы.

1. 
   Входящие (поступающие) – всего 4897 1 ;
2. 
   Исходящие (отправляемые) – всего 2596 2 ;
3. 
   Внутренние документы – 4302 3 .

Основной пласт состоит из входящих и исходящих документов.

Анализируя график (ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное)) , можем сказать следующее: сравнительно малое количество документов в начале года связано с большим количеством выходных и праздничных дней. Увеличение массы внутренних документов в весенний период, видимо, связан с большим количеством утверждений постановлений по земельным вопросам. Можно предположить, что именно погодные условия устанавливают такую тенденцию, так как все строительные и земельные работы проходят в этот период. Общее снижение в летние месяцы связано с периодом отпусков, в том числе отпуском Главы ТР. Снижение входящей документации в конце года связано с изменениями правил регистрации дублирующихся документов. До сентября регистрировались все входящие дублирующееся документы как повторные и программа присваивала им дополнительный сквозной номер. Например, при уже имеющемся 01-01-2365 дополнительно 01-01-2365/1, 01-01-2365/2 и т.д. Далее регистрировался только первый пришедший документ, в случае прихода оригинала документа (с синей печатью по почте, привозе собственноручно), его прикладывают без регистрации к документу с резолюцией Главы.

Следует отметить, что письма, отправляемые факсом и по электронной почте, повторно не регистрируются, но сохраняются отчеты о доставке.

Для наиболее полной характеристики следует представить таблицу и график по вопросам переписки (ПРИЛОЖЕНИЕ В (справочное)).

В диаграмме отражены суммы входящей и исходящей служебной корреспонденции по вопросам деятельности. Цифры в легенде соответствуют данным в таблице (№ п/п).

На круговой диаграмме показано, какие вопросы чаще всего встречаются в переписке. Самый большой сегмент занимает корреспонденция по вопросам правоохранительной деятельности с организациями (УВД, прокуратура, суды, юстиция). Это связано с частыми запросами из прокуратуры, участием в судебных процессах и т.д. Переписка по вопросам земельных ресурсов и землеустройству – сегмент 11% от общего числа входящих и исходящих документов. Третье по значимости место занимает доля, отведенная документам органов государственной власти, присланным для сведения (законы, указы, постановления, решения, протоколы). Работа Администрации также основывается на финансовой деятельности, что подтверждает раздел в 7%.

Диаграмма по видам документов (ПРИЛОЖЕНИЕ Г (справочное)) демонстрирует все наименования документов зарегистрированные в Управлении Делами в системе «Кодекс» (исходящие, входящие, внутренние). Из общей массы особо выделяются такие виды документов, как письма, постановления и распоряжения. Эти группы обусловлены деятельностью организации.

В отдельном модуле автоматизированной системы «Кодекс» регистрируются обращения граждан (только входящие письма). Исходящая корреспонденция по обращениям граждан регистрируется традиционным способом в журнале исходящих писем. Для построения таблицы и графика были использованы два источника (ПРИЛОЖЕНИЕ Д (справочное))

Число обращений граждан не велико, но им уделяется особое внимание. Все они стоят на контроле у Главы Администрации. Большое количество обращений, как устных, так и письменных пересылается из Администрации Томской области.

При сравнительном анализе объемов документов за 2008 и 2009 гг по графику и таблице (ПРИЛОЖЕНИЕ Е (справочное)), можем видеть увеличение входящей, внутренней и небольшой прирост обращений граждан в 2009 по сравнению с предыдущим годом. Количество исходящей документации незначительно сократилось. Благодаря гистограмме можно предположить, что объем документов увеличивается каждый год в Администрации ТР.

^ Маршруты движения документов.

Схема маршрута групп документов (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (справочное)) позволяет определить и устранить повторные прохождения документации. Благодаря этому экономятся время и трудовые ресурсы.

Абсолютно вся входящая документация (служебная корреспонденция, обращения граждан, электронные письма, факсограммы и т.п.) проходит через службу ДОУ Управления Делами. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, электронной почте. При получении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Так же сохраняются конверты по вопросам правоохранительной деятельности с организациями (УВД, прокуратура, суды, юстиция).

Сортировка производится на нерегистрируемые документы - рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие, обращения граждан – они регистрируются другим сотрудником (старшим специалистом) Управления делами в отдельном модуле системы «Кодекс», следовательно, на отдельном автоматизированном рабочем месте (АРМ). Нерегистрируемые письма тоже в свою очередь сортируются по исполнителям для последующей передачи (вкладываются в ячейки или папки).

Регистрируются письма только на имя Главы и его заместителей.

Письма, подлежащие регистрации вскрываются. Сотрудник ответственный за регистрацию ознакамливается с содержанием и сортирует на срочные (срок ответа до 3 дней). Далее, в первую очередь регистрируются срочные документы и им задается маршрут, а затем прочие. Маршрут задается по нескольким направлениям: письма без регистрации передаются напрямую исполнителям (например, начальникам Управлений, если письмо на их имя), зарегистрированные передаются начальнику Управления делами для ознакомления и проверки. Это позволяет облегчить работу Главы Администрации. Если вопрос в компетенции начальника УД – документ возвращается уже с резолюцией для постановки на контроль. Прочие передаются Главе на рассмотрение. Возвращаются документы от главы с резолюцией для постановки на контроль с указанием исполнителей. Далее документ передается пользователю для ознакомления и/или исполнения поручения впоследствии. Здесь запускается механизм исходящих документов. По окончании исполнения документ проверяется, при необходимости отдается Главе для ознакомления и собственноручного снятия с контроля. Если ответ подготовлен на бланке какого-либо Управления, а не на бланке Администрации - достаточно подписи начальника соответствующего управления (исключения составляют документы, поставленные лично Главой на контроль – требуют обязательного подписания Главой, и должны быть подготовлены на бланке Администрации). Готовые подписанные документы возвращаются в УД для регистрации и отправления. Последний шаг документов в цепи событий – списание их в дело и размещение по местам хранения. Далее документ может быть впоследствии использован, затем передан в архив или уничтожен.

Прохождение внутренних документов имеет следующий маршрут. После подготовки документ переходит на согласование, затем с ним знакомится руководитель, подписывает и передает на регистрацию. Далее документ направляется исполнителям и ставится на контроль. По исполнению списывается в дело, используется в дальнейшем, передается в архив или уничтожается.

Документы, адресованные Главе района (Главе Администрации), а также без указания конкретного лица или органа Администрации предварительно рассматриваются заместителем Главы Администрации – Управляющим Делами. Можно говорить о том, дополнительные прохождения документов через начальника УД оправданы. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Главой района (Главой Администрации) и не требующие и направляемые заместителям Главы Администрации, а также на непосредственно отправляемые в органы Администрации.

^ Исследование основных делопроизводственных операций

Специалисты службы ДОУ регламентируется инструкцией по делопроизводству, регламентом, Федеральным Законом об обращении граждан, а так же должностными инструкциями.

Основными делопроизводственными этапами являются:

1. 
   Регистрация;
2. 
   Организация контроля исполнения;
3. 
   Оперативное и архивное хранение;
4. 
   Постановка справочной работы.

Регистрация

Все поступившие документы в УД обрабатываются специалистом первой категории. Согласно перечню в инструкции по делопроизводству в документации выделяются нерегистрируемые документы:

Не подлежат регистрации следующие документы:

А) поздравительные письма, приглашения, извещения;

В) сводки;

Г) прейскуранты цен, их копии;

Д) нормы расхода материалов;

Е) бухгалтерские документы;

Ж) анонимные обращения;

З) статистические отчеты, бюллетени, сборники, присланные для сведения.

Документы, перечисленные в пунктах: в, г, д, е, з, подлежат специальному учету в соответствующих органах Администрации.

Важной особенностью является, что служебная корреспонденции должна быть зарегистрирована в день получения, а обращения граждан в течении 3 дней со дня получения согласно Федеральному Закону от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращении граждан РФ» 1

Вся регистрация производится в системе «Кодекс». Данная система делится на несколько модулей. В модуле «Служебная корреспонденция» регистрируются: входящие, исходящие инициативные, ответы на входящие документы. Регистрацию осуществляет специалист первой категории.

Модуль «Обращения граждан» используется для регистрации только входящих обращений, жалоб от граждан. В подсистеме не установлен раздел для регистрации исходящих документов.

^ Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

1. 
   Отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих, зафиксированные указания руководства;
2. 
   Обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
3. 
   Выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

1. 
   Постановку документов на контроль;
2. 
   Проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
3. 
   Предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
4. 
   Снятие документов с контроля;
5. 
   Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

Этапы внедрения автоматизированных технологий обработки, создания, использования и хранения документов. Эволюция этих технологий и их влияние на процессы документирования. Изучение особенностей и закономерностей работы с документами, зафиксированными на новых носителях информации (машиночитаемые документы, электронные документы).

Создание общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС), автоматизированных отраслевых систем управления (АСУ). Типовая система документационного обеспечения управления (ТСДО). Создание автоматизированных информационно-поисковых систем по учетной и статистической документации, автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД).

Тема 2. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая проблемы внедрения и использования информационных технологий в доу. Международные и национальные стандарты.

Международные правовые акты. Окинавская Хартия глобального информационного общества от 2000 г. Декларация Всемирной встречи на высшем уровне по вопросам информационного общества от 2003 г. (с изменениями и дополнениями). Международные правовые акты.

Законодательные и подзаконные акты РФ. Закон РФ от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Кодексы РФ.

Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральные и региональные программы, концепции. Постановление Правительства Российской Федерации от 06 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти». Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Постановление Правительства Российской Федерации от 07 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2007 г. № 931 «О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям». Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» (с измен, и дополнен, от 15 августа 2006 г.). Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815 «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)». Распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 года № 2299-р «О плане перехода федеральных органов исполнительной власти и федеральных бюджетных учреждений на использование свободного программного обеспечения». Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля

2011 г. № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». Распоряжение Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р «Об одобрении Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 17 июля 2006 г. № 1024-р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 27 сентября 2004 г. № 1244-р «О Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года».

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (Утверждена Президентом РФ В. Путиным 7 февраля 2008 г., № Пр - 212).

Совет по информационной безопасности при Президенте РФ.

Нормативно-методические документы и стандарты. ГОСТ 34.03-90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Термины и определения», ГОСТ 34.601-90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Стадии создания». Национальные стандарты, разработанные на базе международных стандартов ИСО (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»; ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»), ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v. 1.0» и др.

Международные стандарты ИСО и МЭК. (ИСО 26300, ИСО 29500, ИСО 19005, ИСО 16175, ИСО 13008, ИСО 13028, ИСО серии 30300, МЭК 82045 и др.); MoReq 2, MoReq 10, и др.

Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения

Как было отмечено ранее сегодня выделяют два подхода использования современных информационных технологий:

o совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий и использованием приложений, реализующих фиксированную функциональность (кусочная автоматизация)

o Комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления Решение такой сложной задачи должно базироваться на едином методологическом подходе к автоматизации решения различных делопроизводственных функций, едином комплексе взаимосвязанных технологий, реализующих этот подход, а также на едином техническом и программном комплексе, обеспечивающем функционироване вышеназванного комплекса технологий (специализированные комплексные информационные системы автоматизации ДОУ

Комплексные системы автоматизации ДОУ позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия и позволяют обеспечить управление документацией на всех стадиях жизненного цикла документов, в том числе и электронных

Задачи комплексных систем автоматизации ДОУ

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Перед каждой организацией в зависимости от ее формы собственности, размера, уровня автоматизации и др. стоят свое специфические задачи.

Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.

Обеспечение более эффективного управления организацией за счет автоматического контроля выполнения поручений, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях Повышение управляемости достигается за счет механизма формирования поручений и контроля за их исполнением. Важную роль в повышении управляемости организации принадлежит механизмам согласования документов, контроля за регистрацией и прохождением внешних и внутренних документов, средствам формирования плановой и оперативной отчетности по делопроизводству и документообороту. Ощутимым результатом внедрения системы являются прозрачность хода прохождения документов, их подготовки и обсуждения, повышение исполнительской дисциплины в организации

Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам . Основополагающим стандартом серии стандартов качества является документ ISO 9000 "Стандарты на управление качеством и обеспечение качества. Руководящие положения по выбору и применению". Он определяет основные принципы политики руководства организаций в области обеспечения качества Формально, или, как говорят сами специалисты по ISO 9000, в узком смысле, это обязывает предприятие задокументировать всю свою деятельность по 20 направлениям (Ответственность руководства. Система качества. Анализ контракта. Управление проектированием. Управление документацией и данными. Закупки. Управление продукцией, поставляемой потребителем. Идентификация и прослеживаемость продукции. Управление процессами. Контроль и испытания. Управление контрольным, измерительным и испытательным оборудованием. Статус контроля. Управление несоответствующей продукцией. Корректирующие и предупреждающие действия. Погрузочно-разгрузочные работы, хранение, упаковка, консервация и поставка. Управление регистрацией данных о качестве. Внутренние проверки качества. Подготовка кадров. Обслуживание. Статистические методы), а также обеспечить реальное функционирование бизнес-процессов в организации в полном соответствиис ними.

Консалтинговые компании и эксперты рекомендуют для упрощения прохождениея предприятием сертификации по ISO 9000 использовать системы управления документами (EDM/TDM), автоматизации документооборота (Workflow), управления ресурсами предприятия (MRP/ERP) и системы управления информацией об изделии и проектными данными (PDM).

Эти системы позволяют решать следующие задачи:

Вести аудит работы сотрудников с информацией

Автоматизировать типовые процедуры деятельности предприятия

Автоматизировать процедуры провдения изменений

Обрабатывать информацию об изделии на протяжении всего его жизненного цикла.

При внедрении системы управления качеством вы не обязаны прибегать к услугам конерктного поставщика или использовать только какую-либо одну систему автоматизации.
ISO 9000 обозначает, КАКИЕ действия должны быть выполнены на предприятии для обеспечения качества, но не КАКИМ ОБРАЗОМ должны вы их выполнять. Таким образом, отсутствуют жесткие требования к используемым средствам автоматизации.

Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности; сохранение истории взаимоотношений с клиентами). Получение возможности анализа загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ

Введение всех подразделениях и в организации в целом унифицированной, формализованной и строго регламентированной технологии делопроизводства. (специалисты разных подразделений работают с одной и той же программой, что означает работу с одним пользовательским интерфейсом, с одними справочниками (типы документов, номенклатуры дел, поддержки сложных систем нумерации документов), с одними шаблонами документов)

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля . Упорядочивание работы с документами за счет использования типовых шаблонов, типовых маршрутов и введения в действие инструкций по работе с документами (использовать информацию из проекта внедрения “Directum” Использование шаблонов документов, маршрутов, введение регламентов по работе с документами сокращают случаи возвратных движений документов. За счет использования шаблонов документы оказываются сразу правильно подготовленными, за счет использования шаблонов маршрутов они сразу приходят к нужным сотрудникам и т. д

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. На 25-75% уменьшается общее количество бумажных документов (из опыта компании “Ланит”)

Перевод внутренних управляющих документов в электронный вид и использование электронной цифровой подписи

Единое общедоступное хранилище документов, исключающее необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива .

Пример проекта корпорации “Электронный архив” – Электронный архив президента РФ. С одной стороны бумажные документы: площадь 500 кв.м; время получения документа 1-3 суток (при наличии); одновременно с одним документом может работать только один пользователь.

С другой стороны электронные копии документов: площадь 10 кв.м; время доступа к документу 6-10 сек.; сохранность оригиналов – в большинстве случаях они не нужны.

Сокращение сроков подготовки решений и документов В государственных структурах - это одна из проблем эффективности функционирования госаппарата. В коммерческих структурах это позволяет повысить конкурентоспособность организации, получить материальный выигрыш за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры

На 75% сокращается время обработки документа за счет а) быстрой передачи исходных документов и информации Сокращение времени пересылки документа между сотрудниками в 5-7 раз из опыта Ланита б) сокращения времени на обработку корреспонденции, внутренних документов, ознакомления с документами, в) быстрого доведение поручений до конкретных исполнителей, г) повышения скорости поиска информации Сокращение поиска информации по документу (на запросы по телефону или от руководства) с нескольких часов до 1 минуты из опыта Ланит д) сокращения сроков согласования решений Сокращение срока согласования договоров с 1 месяца (в среднем) до 1 недели (максимум) из опыта Ланита;

Сокращается время на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов

Внедрение комплексной системы автоматизации документо­оборота можно рассматривать как управленческое нововведение, что позволяет учесть закономерности инновационного процесса и эффективно его организовать.

В зависимости от инновационного потенциала выделяют два ос­новных типа нововведений:

o радикальные (базовые), открывающие принципиально новые воз­можности, вносящие качественные изменения в способы человече­ской деятельности;

o модифицирующие, обеспечивающие улучшение существующих способов и форм работы.

Радикальные и модифицирующие нововведения в процессе управления должны сочетаться. На практике приходится встре­чаться также с псевдонововведениями, которые касаются лишь внешних атрибутов и продиктованы соображениями престижа или рекламы .

В современных условиях внедрение КСД и использование элек­тронного документооборота может рассматриваться как радикаль­ное нововведение.

Нововведения модифицирующего типа появляются чаще ради­кальных и обеспечивают адаптацию к изменяющимся условиям и задачам. Например, частичные улучшения организации управленче­ского труда и документооборота сами до себе дают положительные результаты. Но возможности модифицирующих нововведений огра­ничены и на определенном этапе они уже не в состоянии компенси­ровать потребности организации. И тогда задержка с разработкой и внедрением более масштабных или радикальных нововведений (в нашем случае - комплексная система автоматизации ДОУ) может привести к застою, к снижению эффективности управления.

«Жизненный цикл» комплексной системы автоматизации ДОУ как управленческого нововведения включает в себя следующие стадии: осознание потребности в ново­введении и его разработка; принятие решения о переходе на новую технологию, ее освоение; стабильное функционирование и развитие. Нововведение не будет завершенным, если оно остановилось на какой-либо промежуточной стадии. В конце «жизненного цикла» любого нововведения вновь выявляется потребность в частичных или более масштабных усовершенствованиях.

Инновационный процесс - это прежде всего результат творческо­го решения возникающих проблем. Поэтому стадия осознания потреб­ности в нововведении и его разработки есть в то же время процесс подготовки и принятия управленческих решений, от обоснованности и своевременности которых во многом зависят результаты последую­щих стадий. Реализация предполагаемого нововведения зависит, в частности, и от того, какие методы применялись для сбора и обработ­ки информации, анализа проблемной ситуации, разработки вариантов и выбора решения. Более того, последствия нововведения и особенно­сти его реализации должны анализироваться в ходе разработки и выбора решения. При осуществлении конкретных мероприятий по внедрению управленческих нововведений в сфере автоматизации документооборота предполагается учет взаимосвязей между основ­ными компонентами информационного менеджмента.

Стадия освоения нововведения охватывает период времени, не­обходимый для устранения выявленных недостатков и внесения со­ответствующих изменений. Большое значение на этой стадии имеет контроль за деятельностью работников (например, по соблюдению требований к технологии работы в корпоративной системе докумен­тооборота). Важно, чтобы внедряемая технология документооборо­та применялась ежедневно и возможность возврата к прежней орга­низации работы исключалась (например, ведение рукописных реги­страционных журналов, многократная регистрация документов и т.п.). Здесь требуются инструктаж или обучение сотрудников, под­готовка методических материалов (технологических схем, руково­дства для пользователей и администраторов системы и др.).

Важно также уделить внимание поддержанию и совершенствова­нию нововведения. Иногда через некоторое время после внедрения нововведения наблюдаются попытки вернуться к прежним способам работы (причем вовсе не из-за неэффективности нового). Задача на данной стадии заключается в том, чтобы воспрепятствовать этому, стабилизировать и поддерживать нововведения, а также решить, не требуется ли дополнить или усилить одно нововведение другим

Таким образом, на стадиях внедрения и освоения комплексной системы автоматизации ДОУ может быть период одновременного сосуществования новой и старой технологий (в тех подразделениях организации, которые к системе еще не под­ключены). «Кто кого?» - результат этого этапа зависит от решения ряда организационных вопросов, в том числе формирования необхо­димой нормативно-методической базы. В этих условиях изменяется расстановка кадров, решаются вопросы организации службы сопровождения системы, ее администрирования. Определя­ются порядок подключения пользователей и предоставления им прав пользования системой, решаются вопросы защиты информации.

На каждой стадии инновационного процесса расширяется круг его участников. Так, например, в большой организации внедрение комплексной системы автоматизации ДОУ может носить характер поэтапного подключения к системе сна­чала канцелярии, а затем и остальных структурных подразделений с соответствующим увеличением числа пользователей. Понятно, что максимальный эффект от автоматизированной системы, охватываю­щей документооборот всей организации, достигается лишь тогда, когда все запланированные подразделения будут подключены.

При этом важно иметь в виду, что участники инновационного процесса могут как проявлять инициативу в поддержку управленче­ского нововведения (в нашем случае корпоративной системы авто­матизации документооборота), так и противодействовать его успе­ху. Внедрение корпоративной технологии документооборота, предъ­являющей новые требования к сотрудникам как пользователям сис­темы (в том числе к их квалификации) и позволяющей оценивать их работу с общих позиций, относится к числу таких крупных нововве­дений и трансформаций, которые могут вызывать различную реак­цию на нововведение.

Проблемы внедрения новых технологий не сводятся только к так называемому «психологическому барьеру» и охватывают сферу интересов работников организации (экономических, социальных). Если работник предполагает, что внедряемое новшество уменьшит или вообще сделает невозможным удовлетворение некоторых его потребностей, то он будет высказываться против нововведения. Иногда отдельные сотрудники могут преднамеренно высказываться против нововведения, чтобы повысить свое влияние на остальных.

Отсюда вытекает необходимость учитывать влияние и коллектив­ных, и индивидуальных интересов.

С этой точки зрения важно, чтобы работники осознали, что их выгоды от внедрения КСД и невыгоды от неприятия нововведения превышают выгоду от сохранения прежнего порядка работы.

При внедрении КСД проявляются также аспекты, связанные с корпоративной культурой. Например, если члены организации в течение длительного времени были ориентированы на поддержание существующего порядка работы, а восприимчивость к нововведени­ям и стремление работников к повышению квалификации не явля­лись чертой корпоративной культуры и системы приоритетов в ме­неджменте, то при внедрении нововведений могут возникнуть управленческие проблемы.

Характеристика ряда возможных причин препятствий внедрения комплексной системы автоматизации ДОУ приводится в известной работе М. Саттона, к которым относятся различного рода несоответствия: несогласованность, нерешитель­ность, недоверие, неподготовленность, необъективность, неоргани­зованность, неуверенность, невыполнение функций и т.п.

При внедрении комплексной системы автоматизации ДОУ важно учитывать, что отношение к внедряе­мым нововведениям в значительной мере зависит от следующих их характеристик:

o относительной выгодности (насколько предлагаемое нововве­дение выгоднее в социально-экономическом плане, чем существую­щий порядок работы, насколько оно способствует выполнению целей организации);

o совместимости (насколько данное нововведение совместимо со взглядами и опытом работников - от этого зависит, труднее или легче оно будет воспринято);

o сложности (насколько трудно понять, использовать в работе и приспособиться к предлагаемому нововведению);

o этапности (нововведения, которые можно реализовать поэтапно или с экспериментальной проверкой, будут лучше восприняты) .

От организации информационного обеспечения, формальных и неформальных коммуникаций между работниками по вопросам внедрения нововведения во многом зависит его успех. При внедре­нии системы важно обеспечить работников информацией о преиму­ществах новой технологии (для организации, подразделения, от­дельного работника), продумать систему обучения и наметить этапы внедрения.

Сотрудникам может быть психологически сложно быстро адап­тироваться к новой технологии, особенно если одновременно проис­ходит большое число изменений в привычном порядке работы. По­этому чем большей новизной отличается внедряемая система, тем внимательнее надо относиться к вовлечению персонала в процесс ее внедрения, разъяснению новых возможностей системы и преодоле­нию психологического барьера у части сотрудников. Необходимо спланировать время, необходимое для ознакомления работников, а затем и продолжительность освоения новой технологии работы. Поспешность с внедрением порождает затруднения, связанные с тем, что работники организации не могут приспособиться сразу к большому числу изменений. Чрезмерное же затягиваете этого про­цесса может значительно снизить эффект от нововведения и даже вызвать разочарование в нем. С учетом этих обстоятельств важно при внедрении комплексной системы автоматизации ДОУ разработать и утвердить у руководителя органи­зации план-график подключения подразделений.

Успешность внедрения системы автоматизации документооборота, призванной обеспечивать функционирование организации в целом, зависит от глубины проработки и своевременности решения органи­зационных вопросов на соответствующих уровнях управления. Основополагающую роль играет поддержка внедрения системы руководством организации («принцип первого лица»). При отсутст­вии такой поддержки система вряд ли будет внедрена во всех под­разделениях. Для оперативного регулирования процесса внедрения системы может потребоваться создание постоянно действующего органа (к примеру, комиссии или рабочей группы из представителей подразделений, отвечающих за различные аспекты внедрения - организационный, технологический, программно-технический, кадровый, а также за защиту информации). В задачи службы ДОУ вхо­дит решение кардинальных технологических вопросов, согласова­ние интересов подразделений как пользователей системы, подготов­ка необходимых нормативно-методических документов, разработка классификации документов и ведение справочников системы.

При внедрении комплексной системы автоматизации ДОУ и расширении числа пользователей системы, подключении новых подразделений могут быть полезны следующие подходы:

o начинать с наиболее психологически готовых и квалифициро­ванных сотрудников, используя их пример, опыт и навыки при ос­воении технологии другими сотрудниками;

o внедрять новую технологию в первую очередь в подразделе­ниях, где наиболее очевидны насущная необходимость и эффект внедрения.

Важно отметить, что в современных условиях вряд ли возможно сразу внедрить многофункциональную автоматизированную систе­му для крупной организации. Более приемлемым представляется ва­риант ее поэтапного развития. В противном случае разработка и внедрение системы могут затянуться на длительный период, а пер­воначальные требования могут даже устареть.

На любом из названных этапов может вестись работа по совер­шенствованию технологии документооборота (как традиционной, так и автоматизированной), т.е. применяться модифицирующие но­вовведения.

Как традиционный (бумажный), так и автоматизированный доку­ментооборот требуют постоянного внимания к вопросам его опти­мизации с учетом:

o происходящих изменений в организационной структуре управления, необходимости сопряжения традиционной и автомати­зированной технологий;

o обеспечения организационно-методического руководства и контроля за соблюдением установленных процедур работы;

o развития системы и доработки отдельных ее функций с уче­том новых программно-технических возможностей.

Поэтому проблемы информационного менеджмента не исчерпы­ваются и после внедрения соответствующей компьютерной системы.